Унификация документов в организации

Наталия Кондакова

Фирменный стиль является сегодня основой всей коммуникационной политики, одним из главных средств борьбы за покупателя, важной составляющей брендинга. Его использование предполагает единый подход к оформлению, цветовым сочетаниям, образам в рекламе, технической и деловой документации и т.д.

Деловая документация солидной компании просто обязана быть оформлена в едином фирменном стиле, включающем в себя логотип, уникальные цвета и графические элементы. Такой эксклюзивный дизайн могут иметь бланки для писем и других документов, формы представления самих документов, конверты и визитные карточки. Унифицированные формы документов, используемые организацией при документировании ее деятельности, — неотъемлемая часть фирменного стиля организации.

Проведение работ по унификации документов

Унификация документов — это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач. Основной задачей унификации является целесообразное уменьшение разнообразия документов за счет совершенствования их формы и содержания.

Унификация документов в организации направлена на:

· определение объема информации в документе, необходимой и достаточной для выполнения стоящих перед конкретным документом и всей организацией в целом функций и задач;

· исключение дублирующих и неиспользуемых форм документов.

Содержание документов в управлении определяется составом и значением реквизитов, используемых при его составлении. Унификация реквизитов, используемых при составлении и оформлении документов, заключается в отборе реквизитов, соответствующих назначению документа и особенностям работы с ним. Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов независимо от частоты их использования.

В результате унификации форм документов устанавливается оптимальный состав реквизитов для каждой формы документа:

· исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, из обращения изымаются документы, создаваемые «по привычке»;

· применяемые однотипные формы заменяются единой;

· исключаются дублирующие и неиспользуемые показатели;

· закрепляется порядок расположения и оформления реквизитов;

· проводится унификация текста документа.

Результатом унификации документации является создание унифицированных форм документов. Унифицированная форма документа — это бланк с реквизитами (совокупность реквизитов, расположенных на носителе информации в определенном порядке), обязательными для данной разновидности документа, в соответствии с задачами, решаемыми данным документом.

Для разработки унифицированных форм документов применяются образцы документов, используемые в текущей деятельности организации, хранящиеся в архиве организации. Увеличение количества исходных образцов документов повышает надежность разрабатываемой унифицированной формы.

Унификация документов проводится на основе нормативных правовых актов и методических документов в области документационного обеспечения управления:

· государственных и отраслевых стандартов, нормативных правовых актов Республики Беларусь по делопроизводству;

· Общегосударственных классификаторов, в том числе Общегосударственного классификатора Республики Беларусь «Унифицированные документы»;

· унифицированных систем документации;

· организационных документов организации (уставов, положений и др.);

· распорядительных документов руководства организации;

· локальных нормативных правовых актов в области документационного обеспечения управления (инструкции и положения по ДОУ и др.);

· Табеля форм документов организации;

· номенклатуры дел организации.

Для разработки унифицированных текстов документов применяется метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация — повторяющаяся, общая для всех документов унифицируемой совокупности, переменная информация — индивидуальная для каждого конкретного документа. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация и закрепляется место для переменной, которая вносится при составлении конкретного документа.

Унификация форм документов в организации заключается:

· в отборе и закреплении (с учетом материального носителя) показателей и реквизитов, которые наилучшим образом отражают цель создания документа, обеспечивают его юридическую силу;

· в установлении единых требований к их составлению и оформлению;

· в разработке и применении унифицированных форм документов при документировании определенных вопросов и направлений деятельности организации.