Оформляем документы грамотно

Наталия Кондакова

Что представляет собой «Гриф ограничения доступа»? Является ли его размещение на документе обязательным?

В соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденным и введенным в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18, реквизит «Гриф ограничения доступа» — реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, содержащейся в документе, и ограничивающий круг пользователей документа.

Гриф ограничения доступа представляет собой отметку, которая проставляется на документе и ограничивает круг лиц, имеющих возможность ознакомления с его содержанием.

Гриф ограничения доступа присваивается документу:

· исполнителем — на стадии подготовки;

· руководителем структурного подразделения или руководителем организации — на стадии согласования или подписания;

· адресатом (получателем) документа — при первичной обработке в службе ДОУ.

Какие степени конфиденциальности документов существуют? Можно ли использовать гриф «Конфиденциально»?

Содержание реквизита «Гриф ограничения доступа», виды грифов закрепляются в локальном нормативном правовом акте по делопроизводству (например, в инструкции по делопроизводству, перечне документов ограниченного доступа) на основе нормативных правовых актов Республики Беларусь, например, Закона Республики Беларусь от 25.11.2013 № 72-З «О государственных секретах».

Сведения ограниченного распространения в деятельности организаций иногда обобщенно называют конфиденциальной информацией, хотя возможность использования на документах грифа «Конфиденциально» юридически не закреплена.

Приложением А «Схема расположения и размеры реквизитов» к Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденному постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69, для реквизитов «Гриф ограничения доступа», «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения» предусмотрено одно и то же место на документе. Каким образом оформляется «Гриф ограничения доступа», если на документе одновременно с этим реквизитом необходимо размесить еще один из вышеуказанных?

Пунктом 50 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, СТБ 6.38-2004 установлено, что при необходимости оформления на документе грифа ограничения доступа наряду с одним из указанных реквизитов он располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

Кому можно адресовать документ? В чем отличия оформления адресата на документах, отправляемых в адрес организации и в адрес конкретных лиц?

Документ может адресоваться:

· организации в целом;

· структурному подразделению организации;

· руководителю организации;

· должностному лицу, не являющемуся руководителем;

· частному лицу;

· группе однородных учреждений (должностных лиц).

В зависимости от того, кому адресуется документ, адресат будет оформлен по-разному.

При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже, при этом указывать сокращенное наименование организации в адресате не рекомендуется.

При адресовании документа структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже — наименование структурного подразделения.

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном. Следует помнить, что при указании в адресате фамилии, она всегда предшествует инициалам.

При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Таким же образом оформляется адресование документа иным должностным лицам, отнесенным к категории руководителей (заместителям, главным специалистам и т.п.).

При направлении документа в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном падеже.

При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном падеже.

При адресовании документа частному лицу, в том числе индивидуальному предпринимателю, вначале указываются фамилия и инициалы (имя, отчество) получателя, затем — почтовый адрес.