Вы спрашивали…

Андрей Сукач

В нашей организации внедряется система электронного документооборота и планируется организовать архивное хранение создаваемых в ней электронных документов. Надо ли разрабатывать какие-либо отдельные локальные нормативные правовые акты по ведению делопроизводства с использованием электронных документов и архивному хранению таких документов?

Согласно законодательству Республики Беларусь порядок ведения делопроизводства в организациях должен быть закреплен в инструкции по делопроизводству организации. В дополнение к инструкции также должна разрабатываться и ежегодно утверждать номенклатура дел организации. Что касается архива организации, то порядок его работы должен быть закреплен в положении об архиве, где будут определены его функции и задачи. Также в организации должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, деятельность которой определяется в положении о ней.

При внедрении системы электронного документооборота и в целом при использовании электронных документов указанные локальные нормативные правовые акты, как правило, дополняются соответствующими нормами, учитывающими особенности работы с документами в электронном виде. Так, инструкция по делопроизводству организации может быть дополнена соответствующими пунктами или, при необходимости, отдельной главой, где будут отражены особенности работы с документами в электронном виде (их создания, согласования, регистрации и др.). Учитывая, что в большинстве случаев в организациях, внедряющих СЭД, документооборот носит смешанный «бумажно-электронный» характер и в СЭД отражаются процессы работы как с электронными, так и с бумажными документами, выделять делопроизводственные нормы по работе с документами в электронном виде в отдельный ЛНПА чаще всего нецелесообразно. Вместе с тем отдельно могут быть утверждены инструкции, определяющие организационно-правовые вопросы использования СЭД (например, ответственность работников за соблюдение порядка использования СЭД, обеспечение конфиденциальности хранимых в ней документов и др.)