Регистрация документов в системе электронного документооборота

Андрей Сукач

Регистрация документов — это ключевой момент в организации делопроизводства, а также в работе секретаря, ведь одна из основных его задач — в кратчайшие сроки выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет весь дальнейший процесс работы с документами, поэтому рационализация делопроизводства чаще всего начинается с пересмотра системы регистрации документов.

Согласно п. 3.2.28 Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18, регистрация документа — это запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки. Состав таких регистрационных данных в законодательстве жестко не определен и может зависеть от специфики конкретной организации. Вместе с тем примерные регистрационные формы и, соответственно, состав регистрационно-учетных данных, которые следует фиксировать при создании, получении или отправке документов, отражены в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4. Так, в приложении 6 к данному нормативному правовому акту приведена следующая примерная форма традиционной бумажной регистрационно-контрольной карточки:

Как видно, в данной форме закреплен следующий примерный состав реквизитов (данных), фиксируемых при регистрации документа:

· дата документа;

· регистрационный индекс документа;

· дата поступления (дата получения) — для входящих документов;

· индекс поступления (индекс, присваиваемый входящему документу);

· автор документа (корреспондент);

· срок исполнения;

· название вида документа;

· заголовок (краткое содержание) документа;

· резолюция по документу (кому направлен документ);

· отметка об исполнении документа;

· индекс дела, в которое помещен документ;

· номер сводной описи дел, в которое включено дело, содержащее документ;

· номер архивного фонда.

В современных системах электронного документооборота РКК используется в качестве основы для разработки соответствующих электронных РКК и контрольных форм. Возможности СЭД позволяют, во-первых, ускорить процесс заполнения ряда полей за счет их автоматического или полуавтоматического заполнения из связанных справочников, а во-вторых, упростить поиск зарегистрированных документов за счет автоматического поиска по зафиксированным данным.