Определяем принадлежность документов к архивному фонду

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

Прежде чем начать разговор об архивном фонде организации, предлагаем разобраться с такими понятиями, как «документальный фонд организации» и «архивный фонд организации». Чем они отличаются?

В соответствии с п. 179 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2013 № 143, совокупность документов, образовавшихся в деятельности организации или гражданина, составляют ее (его) документальный фонд. В состав документального фонда входят все документы, хранящиеся в структурных подразделениях организации, архиве организации и государственном архиве (если организация является источником комплектования такого архива) независимо от их ценности.

Часть документального фонда организации, прошедшая в установленном порядке экспертизу ценности и поступившая на хранение в архив организации и (или) в государственный архив (если организация является источником комплектования такого архива), составляет ее архивный фонд.

Организация или лицо, в процессе деятельности которых был образован фонд, называются фондообразователем. В архиве организации могут храниться документы не одного фонда, а нескольких. Давайте на конкретном примере рассмотрим, каким образом может возникнуть подобная ситуация.

В 1992 году на базе государственного учебного центра (курсы повышения квалификации для лиц с высшим образованием) был создан коммерческий институт, осуществляющий обучение лиц, впервые получающих высшее образование. Как организация-преемник, институт принял на архивное хранение документы учебного центра.

При создании института учебный центр претерпел значительную реорганизацию: была проведена реструктуризация, изменены форма собственности, направление деятельности, что нашло отражение в новых уставных документах, изменено название организации и т.д. Соответственно документы учебного центра были отнесены к одному фонду, а документы, образованные в деятельности института, — к другому.

В 2011 году институт получил статус университета и был переименован. Вопрос: сколько фондов хранится в университете? Ответ: пока два (учебного центра и института, с внесением уточнений в соответствующие документы архива о переименовании организации). Это обусловлено тем, что при получении статуса университета не было произведено каких-либо серьезных изменений в структуре данного учебного заведения, не изменено направление деятельности и т.д. Формально изменилось лишь название, в связи с чем были внесены незначительные поправки в уставные документы организации.

Рассмотрим другую ситуацию. Предположим, существует негосударственная компания со сложной структурой, в которую входят несколько дочерних организаций, являющихся самостоятельными юридическими лицами. При ликвидации этих организаций документы, подлежащие архивному хранению, будут переданы в головной офис компании. Таким образом, в архиве головной компании будет храниться не один архивный фонд (непосредственно компании), а несколько (по количеству принятых на хранение архивных фондов ликвидированных организаций).

Разумеется, определить, к какому фонду относится тот или иной документ, можно лишь изучив его. В соответствии с п. 184 Правил работы архивов фондовая принадлежность документов устанавливается по наименованию организации, содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности организации, обозначении адресата, подписям, резолюциям, оттискам регистрационных штампов, иным делопроизводственным отметкам.