••• СТБ 2059-2013: традиции и нововведения в сфере терминологии по делопроизводству и архивному делу

Постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18 утвержден и введен в действие с 1 сентября 2013 г. государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 2059‑2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее — СТБ 2059-2013).

СТБ 2059-2013 является усовершенствованной редакцией действовавшего в течение двух предшествующих лет предварительного государственного стандарта СТБ П 2059-2010. Разработка СТБ 2059-2013 проводилась национальным техническим комитетом по стандартизации ТК BY 28 «Управление документами». В процессе подготовки СТБ 2059-2013 разработчиками стандарта были рассмотрены и учтены замечания, поступившие за весь период действия СТБ П 2059-2010 от различных организаций, а также отечественных и российских специалистов.

В структуре СТБ 2059-2013 все понятия, которых более 120, разделены на три основных блока:

· общие понятия;

· понятия в сфере делопроизводства;

· понятия в сфере архивного дела.

В СТБ 2059-2013 так же, как и ранее в СТБ П 2059-2010, для одного из ключевых понятий — «делопроизводство» — закреплены два синонима: «документационное обеспечение управления» (далее — ДОУ) и «управление документами».

При применении указанных понятий необходимо учитывать следующее. Термин делопроизводство появился на территории Беларуси в конце XVIII — начале XIX века одновременно с введением русского языка в учреждениях государственного управления и внедрением российских принципов работы с документами. Корни этого термина уходят в XVI–XVII вв., когда в центральных органах управления Российского государства — приказах — производством дел назывался процесс рассмотрения и решения тех или иных вопросов. Поскольку производство дел фиксировалось письменно, сформированные вместе документы учреждений по отдельным вопросам получили название дел, а работу по их оформлению и совокупность самих дел учреждения до передачи в архив стали называть делопроизводством.

Начиная с 70-х гг. прошлого века для обозначения комплекса работ с документами в организациях стал использоваться термин «ДОУ», связанный с созданием автоматизированных систем управления. Предполагалось, что он заменит термин «делопроизводство», который считался устаревшим, не соответствующим реалиям времени. Однако в силу ряда причин оба термина стали употребляться как синонимы. При этом термин «ДОУ» чаще используется в случаях, когда речь идет о современных компьютерных технологиях работы с документами с целью выделения именно информационно-технологической составляющей этой работы.

Термин «управление документами» является достаточно новым в Республике Беларусь и странах СНГ, но в последнее время получает все более широкое распространение. Под управлением документами понимается область управления, включающая совокупность действий по созданию, получению, включению в систему, использованию, хранению и уничтожению документов в организации, а также контроль за этими действиями, в целях доказательства осуществления деловой деятельности[1]. Из этого определения видны следующие особенности управления документами:

· управление документами является частью управления (менеджмента) организацией в целом;

· целью управления документами является обеспечение доказательств деловой деятельности и фиксирование информации о такой деятельности.

Таким образом, используемые в теории отечественного документоведения и законодательстве Республики Беларусь понятия «делопроизводство» и «ДОУ» традиционно применяются для обозначения деятельности, поддерживающей принятие управленческих решений или в целом обеспечивающей документальное сопровождение управленческой деятельности в организации. Различие между ними и понятием «управление документами» состоит лишь в том, что в определении управления документами подчеркивается цель: доказательство осуществления деловой деятельности организации. При этом управление документами важно не только для обеспечения доказательств как таковых, но и для обоснования деловых операций, в том числе поддержки принятия управленческих решений.

В целом, понятие «управление документами» отражает эволюцию понятий «делопроизводство» и «ДОУ» и применяется для обозначения одной из функций управления (менеджмента) организации. Знак равенства, поставленный между указанными тремя терминами на текущем этапе формирования национальной системы управления документами в Беларуси, позволяет уравнять традиционно употребляемое понятие «законодательство в сфере делопроизводства» с понятием «законодательство по управлению документами»[2]. Такой подход, в свою очередь, позволяет рассматривать законодательство в сфере делопроизводства[3] как составную часть нормативной среды по управлению документами.

Термины и их определения, закрепленные в СТБ 2059-2013, рекомендуются для применения в документации всех видов, локальных нормативных правовых актах, учебниках и учебных пособиях, технической и справочной литературе.