Составление сводной описи дел по личному составу

Галина Кудрякова,
архивист

Одним из обязательных итоговых документов, которые составляются ежегодно, как правило, в конце года, является годовой или годовые разделы сводной описи дел по личному составу. Он составляется на основании годовых разделов сдаточных описей дел структурных подразделений. В данную опись включаются все дела по личному составу, имеющие срок хранения выше 10 лет (45, 50, 75 лет). Сводная опись дел по личному составу составляется во всех без исключения организациях независимо от их статуса и к формы собственности.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по установленной форме, которая предусмотрена приложением 21 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, которые являются на сегодняшний день основным нормативным документом для работников архивов организаций.

Несколько слов о нумерации описи. Напоминаю, что поскольку вопросы нумерации описей дел в нормативных документах ранее не рассматривались, общепринятой в архивной практике долгие годы (более 80 лет) являлась следующая нумерация описей дел:

· для документов постоянного хранения — № 1;

· для документов по личному составу (75 лет хранения) — № 2;

· для документов временного (свыше 10 лет) хранения — № 3.

Такая нумерация описей применялась для организаций Списка № 1 (организации, передающие свои документы на постоянное хранение в государственные архивы) и для организаций негосударственной формы собственности.

Организации Списка № 2, то есть государственные организации, которые не передают свои документы на хранение в государственные архивы, имели другую нумерацию описей дел. Поскольку в организациях Списка № 2 не создаются документы постоянного хранения, наиболее долгосрочными по срокам хранения и наиболее значимыми документами являются документы по личному составу (75 лет хранения). На этом основании в организациях Списка № 2 использовалась следующая нумерация описей дел:

· для документов по личному составу (75 лет хранения) — № 1;

· для документов временного (свыше 10 лет) хранения — № 2.

Однако в Правилах работы архивов впервые рассмотрены вопросы нумерации сводных описей дел. Рекомендуется все первые годовые разделы сводных описей дел обозначить номером 1 с той разницей, что к сводной описи дел по личному составу добавляется буквенное обозначение «лс», для описи дел временного (свыше 10 лет хранения) — буквенное обозначение «в». Не будем дискутировать по этому поводу, поскольку вопрос не основополагающий. Естественно, если в вашей организации уже давно ведется работа по упорядочению документов, и вы составляли годовые разделы описей дел с ранее принятой нумерацией, то вы и продолжаете работать, соблюдая ранее принятую нумерацию, чтобы не вносить сумятицу в учет документов. Однако если вы только начинаете работу по приведению документов в порядок и впервые начинаете составлять годовые разделы сводных описей, нужно следовать требованиям ныне действующих нормативных документов. В любом случае, важна суть работы, а не ее формальная сторона.

Принятая в организации нумерация должна быть обязательной для всех структурных подразделений, чтобы не вносить разнобой в учетные документы, каковыми являются описи дел.

Но поскольку мы уже не новички и проводили упорядочение документов значительно раньше даты принятия Правил работы архивов, то составим в качестве примера годовой раздел сводной описи дел по личному составу в организации негосударственной формы собственности, используя ранее принятую нумерацию описей дел. Следовательно, в нашем примере, поскольку речь идет об организации негосударственной формы собственности, сводная опись дел по личному составу будет иметь № 2.

В сводной описи дел по личному составу дела должны располагаться в следующем порядке:

1. Приказы по личному составу;

2. Личные карточки уволенных работников;

3. Лицевые счета по зарплате работников;

4. Личные дела уволенных работников;

5. Акты о несчастных случаях на производстве (при наличии);

6. Невостребованные трудовые книжки.

И далее все документы с 75-летним сроком хранения: алфавитные списки и т.д.