Правила оформления и использования реквизита «Адресат»

Галина Пешкова,
преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу

Структура некоторых информационных документов характеризуется наличием такого реквизита, как адресат. Документы могут адресоваться организациям, их структурным подразделениям, конкретным должностным и частным лицам. В состав реквизита могут входить почтовый адрес, звание, должность, ученая степень лица, которому адресован документ. От точного написания адресата зависит скорость доставки документа и, соответственно, быстрота решения поставленных в документе вопросов.

Предлагаем рассмотреть правила оформления и использования реквизита «Адресат» подробнее.

Обратившись к историческим документам, мы увидим, что прообраз реквизита «Адресат» уже присутствует в них, причем в наиболее древних он, как правило, располагался в начале текста. Со временем адресат выделился в отдельную строку и стал проставляться над текстом документа.

В XIX — начале XX века адресование документов имело множество тонкостей и нюансов, зависящих от положения и статуса адресата. После революции 1917 года порядок адресования документов был значительно упрощен, но лишь в 1972 году на территории СССР были введены в действие ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр образец», в которых закреплялись правила оформления рассматриваемого нами реквизита.

В настоящее время при оформлении реквизита «Адресат» мы руководствуемся нормами, содержащимися в Государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 6.38-2006 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным и введенным в действие постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69, и Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству реквизит «Адресат» оформляется при подготовке следующих видов информационных документов:

· писем;

· теле- и факсограмм;

· докладных, объяснительных записок;

· заявлений;

· личных и служебных справок (включая сводки).

В состав реквизита могут включаться:

· наименование учреждения (в именительном падеже);

· наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

· указание должности (звания, ученой степени и т.д.) получателя (в дательном падеже);

· фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ (в дательном падеже);

· почтовый адрес.

Каждая из указанных частей печатается с новой строки. Длина максимальной строки не должна превышать 73 мм и ограничивается правой границей текстового поля.

Реквизит «Адресат» печатается от четвертого положения табулятора, располагается на уровне реквизитов бланка «Дата» и «Регистрационный индекс», составные части его отделяются друг от друга одинарным интервалом. Состав реквизита меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа.

При направлении документа в вышестоящие органы не допускается его отправка другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящего органа.