Подготовка к отпускной кампании: составляем график отпусков

Татьяна Рахубо,
консультант отдела трудового законодательства юридического управления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь

Организовывать работу по составлению графика отпусков на следующий календарный год целесообразно заранее, не дожидаясь наступления нового календарного года. В случае если штат работников организации достаточно большой, то специалисту, ответственному за составление графика отпусков, уже в ноябре следует проинформировать руководителей структурных подразделений о подаче в определенный срок сведений о планируемых их работниками отпусках.

Согласно ст. 168 Трудового кодекса Республики Беларусь очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем по согласованию с профсоюзом, либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза.

График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников. Согласование с профсоюзом, при условии его наличия в организации, является обязательным. Без такого согласования график трудовых отпусков будет являться недействительным.

В ст. 168 ТК не установлены требования к содержанию графика трудовых отпусков. Вместе с тем, приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 утверждена Унифицированная система организационно-распорядительной документации, в которую включена унифицированная форма графика отпусков.

Поскольку в нормативных правовых актах Республики Беларусь отсутствует норма, прямо предусматривающая необходимость ознакомления работников с утвержденным графиком трудовых отпусков под роспись, то способы доведения графика до сведения работников могут быть самыми различными. На практике обычно используют один из двух вариантов ознакомления, приведенных ниже:

· размещение графика отпусков в общедоступном для работников месте (на информационной доске и т.д.);

· ознакомление с графиком отпусков каждого работника под роспись.

Наиболее приемлемым и целесообразным вариантом является ознакомление работников с утвержденным графиком трудовых отпусков именно под роспись. Такое ознакомление может быть оформлено соответствующей отметкой по форме, аналогичной отметке об ознакомлении работника с приказом о предоставлении отпуска. При необходимости возможно также включить в форму графика отпусков дополнительную графу «Отметка работника об ознакомлении с графиком», в которой будет проставляться собственноручная подпись ознакомленного работника и дата ознакомления. Кроме того, к графику отпусков возможно приложение в виде листа ознакомления работников.

Требований об указании в графике отпусков даты начала и окончания трудового отпуска законодательство не содержит. В графике отпусков могут быть указаны только месяцы предоставления трудовых отпусков. В этом случае требуется дополнительная договоренность между работником и нанимателем о конкретной дате начала трудового отпуска. Согласованный день фиксируется в приказе, записке об отпуске. Месяц и дата отпуска, определенные нанимателем по согласованию с работником, обязательны для них и могут быть изменены только по соглашению между ними.

Трудовые отпуска (основной и дополнительный) за второй и последующие рабочие годы предоставляются в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления трудовых отпусков, если иное не предусмотрено ТК.