Итоги 2013 года: события, факты, документы. Краткий обзор нормативных документов в области архивного дела

Галина Кудрякова,
архивист

Наиболее значимым для практического применения всеми организациями без исключений нормативным документом является постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 15.01.2013 № 9 «О внесении изменений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4».

Изменения внесены в п. 64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, касающийся реквизита «Отметка о заверении копии». Копия документа должна воспроизводить все реквизиты документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена уполномоченным должностным лицом организации.

Впервые в нормативном документе дано определение выписки из документа как копии документа, воспроизводящей часть его реквизитов, заверенной в установленном порядке. Выписка из документов оформляется на общем бланке. Слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа, например, ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА.

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

При пересылке копий документов и выписок из них в другие организации или выдаче их на руки отметку о заверении копии удостоверяют печатью организации.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

Копии документов, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении. Если факсимильная подпись отсутствует, то копию документа допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.

Организация может заверять копии тех документов, которые созданы в самой организации, и документов, полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.).

Среди других нормативных документов необходимо отметить постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 20.05.2013 № 78 «Об утверждении инструкции о порядке заключения договоров о продлении сроков временного хранения документов государственной части Национального архивного фонда».

Государственные архивы имеют право продлевать сроки временного хранения документов организаций, которые являются источниками комплектования этих государственных архивов, до передачи документов на постоянное хранение в государственные архивы. Продление сроков временного хранения документов организаций — источников комплектования государственных архивов происходит на основании договоров, заключаемых между организациями и соответствующими государственными архивами.

Примерная форма договора хранения документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь до истечения установленных сроков временного хранения, утверждена приказом первого заместителя Департамента по архивам и делопроизводству от 21.06.20013 № 29. Этим же приказом утверждена примерная форма договора хранения документов негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь.