Подводим итоги делопроизводственного года

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

Как правило, декабрь — весьма напряженная пора для секретаря, поскольку помимо основной работы добавляется множество забот, вызванных предпраздничной новогодней суетой, организацией новогоднего корпоратива, закупкой подарков для сотрудников организации и деловых партнеров. И все же, как бы ни была велика нагрузка в последний месяц года, необходимо выкроить время для того, чтобы выполнить ряд работ, которые, с одной стороны, помогут подвести итоги текущего делопроизводственного года, а с другой, станут необходимым заделом на будущий делопроизводственный год.

В соответствии с п. 153 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, до 1 января 2014 г. в вашей организации должна быть подготовлена номенклатура дел на 2014 год.

Напоминаем, что сводная номенклатура дел организации составляется ежегодно службой документационного обеспечения управления либо лицом, ответственным за ведение делопроизводства в организации. В обязательном порядке она подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ведение делопроизводства в организации), согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за ведение архива) и экспертной комиссией.

Если организация передает документы на хранение в государственный архив, один раз в 5 лет она обязана согласовать номенклатуру дел с данным архивом. Следует помнить, что независимо от срока предыдущего согласования номенклатура дел организации должна быть согласована с государственным архивом в том случае, если организация претерпевает реструктуризацию. Этот принцип согласования сохраняется и тогда, когда организация подчиняется вышестоящей организации: один раз в 5 лет производится согласования с центральной экспертной комиссией вышестоящей организации, при серьезных структурных изменениях — независимо от даты последнего согласования.

Сводная номенклатура дел — это документ, который подлежит обязательному утверждению руководителем организации (естественно, произойти это должно до 1 января того года, на который составлена номенклатура дел). После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях (п. 157 Инструкции по делопроизводству).

Не забудьте о том, что в соответствии с п. 167 Инструкции по делопроизводству по окончании делопроизводственного года службой ДОУ (лицом, ответственным за делопроизводство в организации) составляется итоговая запись. Это значит, что в номенклатуру дел на 2013 год должны быть внесены сведения о категориях и количестве заведенных дел в вашей организации в текущем году.