••• Встреча под знаком потерянного времени

Совещание — явление затратное. И вовсе не из-за чая-кофе-воды на столе. Любая встреча автоматически прерывает привычный распорядок дня. Она отрывает сотрудников от дел не только на то время, что длится само мероприятие, но и на время последующего обсуждения его результатов между собой. Причем довольно часто это обсуждение сводится к жалобам на то, что ничего толкового не было сделано. Да, собрались. Да, поговорили. Но планы все равно меняются по ходу дела, а результаты, которые обсуждались, дублируются в письменном виде и не единожды.

Вот и получается, что совещания отвлекают начальство, нервируют сотрудников и приносят финансовые потери. Но так не должно быть. Любой деловой процесс задумывается ради пользы, и совещание — не исключение. Просто для того, чтобы от него был толк, проводиться оно должно грамотно.

Давайте для начала обратим внимание на самые серьезные проблемы, снижающие эффективность данного мероприятия, а то и вовсе сводящие пользу к нулю.

1. Все на эмоциях. Среди людей, присутствующих на совещании, отдельные личности вызывают у сотрудников особые эмоции. Это может быть начальник, которого все боятся; его заместитель, неизменно вызывающий смущение; не в меру болтливая сотрудница, которая раздражает коллег и в обычное время, а на совещании у нее просто бенефис. При наличии подобных факторов многие из нас психологически закрываются. Это чаще всего подсознательная, неконтролируемая реакция. Мы все еще слушаем, понимаем, но мысленно уже настраиваемся на негатив, на худший вариант развития событий. Чтобы избежать этого и провести совещание конструктивно, необходимо заранее вывести себя на психологически нейтральный уровень. По возможности нужно искоренить страх, злость и усталость. Не обязательно все будет «как обычно». Все будет так, как мы того хотим.

2. Никто меня не понимает. Бывает, что мы сами становимся гораздо большей проблемой, чем окружение, и не видим этого. Например, программист настолько уверен, что окружающие пользователи не поймут суть проблемы с сетью, что даже не пытается объяснить ее. Или бухгалтер, убежденный, что вокруг одни гуманитарии, намеренно не вдается в подробности проблемы. Из-за этого ситуация кажется слушателям слишком простой, а оратор лишь убеждается, насколько неподготовленная и недалекая у него аудитория. Этот замкнутый круг кому-то предстоит разорвать. Чаще всего требуется вмешательство третьей стороны, но не публичное обвинение в снобизме, а разговор один на один. И так, чтобы коллега понял, почему его выступления постоянно встречают с неодобрением.

3. Слова на вес золота. Существует убеждение, что многословность — признак профессионализма. Откуда оно пошло — сказать сложно, но закрепиться успело. Причем живет это убеждение в глубинах нашего подсознания и напоминает о себе в самые неподходящие моменты: волнуясь, мы начинаем говорить больше и дольше, чем обычно, чтобы словесными кружевами подчеркнуть свою компетентность. При этом результат, как правило, обратный тому, которого мы ожидаем. На слух эта «вода» воспринимается довольно тяжело. Переходить на сжатые, рубленые фразы тоже не рекомендуется. Поэтому нужна золотая середина. Для ее определения постарайтесь сделать так, чтобы каждое второе сказанное вами предложение несло практически важную информацию, идею, рекомендацию.

4. Слайд-ловушка. Многие считают, что слайды, дополняющие выступление, автоматически спасают его, вызывая интерес. И действительно, так уж мы устроены, что смотреть на картинки нам проще, чем читать текст. Но при этом слайд слайду рознь. Огромной ошибкой является полный перевод своей речи на слайды, то есть что на листе, то и на экране. Помните: на слайде нужна графическая информация — все то, что сложно воспринимать на слух. Кроме того, наличие слайдов с подсказками создает для говорящего соблазн все время смотреть на них, а не на аудиторию. При этом визуальный контакт, возможность обратной связи — все это очень важно. Лучше говорить не слишком гладко, но своими словами, чем зачитывать витиеватую речь с монитора. На слайды же рекомендуется помещать ту информацию, которая относится к речи, но отсутствует в ней напрямую.

5. А где домашняя работа? Часто отсутствие интереса происходит от неполного понимания темы. Хорошее совещание требует подготовки, сбора данных, заблаговременного планирования стратегии проведения. Чтобы чувствовать себя уверенно на собрании, необходимо изучить два момента. Во-первых, детально ознакомиться с предметом обсуждения. Даже если это не совсем привычная для вас область знаний, есть смысл заполнить пробел. Вы ведь все равно присутствуете на обсуждении. Во-вторых, чем больше вы знакомы с людьми, окружающими вас, тем лучше. Принимайте во внимание не только их положение в организации, но и черты характера, возможную скрытую мотивацию, поведение. Тогда любой доклад, который вы делаете, станет работой на заданную аудиторию.

Кажется, что подготовки требуется много, но на самом деле это не так. Благодаря профессиональному подходу совещание гармонично дополнит рабочий процесс, а не станет пробелом в нем. Чтобы понять это в полной мере, необходимо провести несколько продуманных, практически полезных встреч. Ощутить разницу будет несложно.

Все вышеперечисленные требования — норма для совещания. Но бывает так, что ситуация меняется настолько быстро, что не поможет никакая подготовка. Здесь и пригодится качество, которое очень часто упоминают в резюме и которое называется стрессоустойчивостью. При любом сценарии можно найти выход, если сохранить спокойствие.

Вот лишь некоторые из вариантов форс-мажорных обстоятельств.

Резкое сокращение времени выступления. Вы готовились на 15 минут, тщательно подбирали слайды, собирали информацию. А тут вдруг свою речь по времени необходимо сократить в 2 раза! Первая реакция — паника. И снова хочется говорить побольше, лить «воду», а в итоге и имеющиеся минуты не используются по факту.

Плохо, если время сокращается. Вдвойне обидно, если происходит это по вине оратора, выступавшего перед вами. Но так уже случилось. Поэтому придется отложить записи и излагать то, что сохранилось в памяти. Если именно эти факты показались вашему подсознанию самыми примечательными, высока вероятность, что они и окружающих заинтересуют.

Невнимание руководства. Ситуации, когда выступающего слушают только коллеги, — не редкость. Да и то зачастую делают они это исключительно из личной симпатии. Увы, внимание руководителей привлечь гораздо сложнее. Они могут свободно беседовать друг с другом, возиться с ноутбуком, читать какие-то документы. Это следует принять как данность, не раздражаться и ни в коем случае не пытаться сделать им замечание. Таким образом нельзя заставить слушать. Можно только заработать несправедливые упреки. Как бы ни шло совещание, крайне важно все время сохранять хотя бы видимость хорошего расположения духа.

Слово знатокам. Далеко не всегда коллектив готов предоставить дружескую поддержку выступающему. Довольно часто чья-то речь на совещании, да и само собрание, могут стать лишь новым витком «офисных войн». Бухгалтерия обвиняет технический отдел в том, что компьютеры постоянно «виснут». Производственный отдел недоволен отделом продаж. Системный администратор и вовсе убежден, что его никто не понимает. Начинаются споры, не имеющие никакого отношения ни к выступлению, ни к теме собрания в целом. Чтобы вернуться к конструктивной беседе, кому-то придется взять на себя роль арбитра. А это значит, не кричать громче всех, а мягко и аргументированно вернуть коллег к основному предмету разговора.

Не забываем о решении. Если целью собрания является принятие решения, оно должно быть принято. Потому что иначе это уже не деловая встреча, а несколько часов демагогии. Самая опасная ловушка здесь — «Ладно, в целом разобрались, а потом окончательно решим». Никаких «потом»! Если руководитель вышел из кабинета, его нужно дождаться. Если партнер не предоставил всех данных, позвонить ему прямо с собрания. Если среди присутствующих остались те, кто еще сомневается, подобрать аргументы для них. «Потом» напоминает болото, которое без труда затягивает, если позволить ему это.

Нет некого универсального «рецепта» успешных совещаний. Успех складывается из многих составляющих, среди которых — грамотная речь, деловой подход, умелое использование чувства юмора и настроения аудитории. И все-таки основной задачей должна оставаться фактическая польза для компании. Время — это слишком дорогой ресурс, чтобы тратить его просто так!Шутка о том, что если «одиноко и нечего делать — собери совещание!», не нова. Кто-то, услышав ее, просто смеется, кто-то лишь улыбается, а кто-то понимающе вздыхает. Потому что совещания при всей своей теоретической важности на практике способны превратиться в настоящего убийцу времени. Да и не только времени.

Совещание — явление затратное. И вовсе не из-за чая-кофе-воды на столе. Любая встреча автоматически прерывает привычный распорядок дня. Она отрывает сотрудников от дел не только на то время, что длится само мероприятие, но и на время последующего обсуждения его результатов между собой. Причем довольно часто это обсуждение сводится к жалобам на то, что ничего толкового не было сделано. Да, собрались. Да, поговорили. Но планы все равно меняются по ходу дела, а результаты, которые обсуждались, дублируются в письменном виде и не единожды.

Вот и получается, что совещания отвлекают начальство, нервируют сотрудников и приносят финансовые потери. Но так не должно быть. Любой деловой процесс задумывается ради пользы, и совещание — не исключение. Просто для того, чтобы от него был толк, проводиться оно должно грамотно.

Давайте для начала обратим внимание на самые серьезные проблемы, снижающие эффективность данного мероприятия, а то и вовсе сводящие пользу к нулю.

1. Все на эмоциях. Среди людей, присутствующих на совещании, отдельные личности вызывают у сотрудников особые эмоции. Это может быть начальник, которого все боятся; его заместитель, неизменно вызывающий смущение; не в меру болтливая сотрудница, которая раздражает коллег и в обычное время, а на совещании у нее просто бенефис. При наличии подобных факторов многие из нас психологически закрываются. Это чаще всего подсознательная, неконтролируемая реакция. Мы все еще слушаем, понимаем, но мысленно уже настраиваемся на негатив, на худший вариант развития событий. Чтобы избежать этого и провести совещание конструктивно, необходимо заранее вывести себя на психологически нейтральный уровень. По возможности нужно искоренить страх, злость и усталость. Не обязательно все будет «как обычно». Все будет так, как мы того хотим.

2. Никто меня не понимает. Бывает, что мы сами становимся гораздо большей проблемой, чем окружение, и не видим этого. Например, программист настолько уверен, что окружающие пользователи не поймут суть проблемы с сетью, что даже не пытается объяснить ее. Или бухгалтер, убежденный, что вокруг одни гуманитарии, намеренно не вдается в подробности проблемы. Из-за этого ситуация кажется слушателям слишком простой, а оратор лишь убеждается, насколько неподготовленная и недалекая у него аудитория. Этот замкнутый круг кому-то предстоит разорвать. Чаще всего требуется вмешательство третьей стороны, но не публичное обвинение в снобизме, а разговор один на один. И так, чтобы коллега понял, почему его выступления постоянно встречают с неодобрением.

3. Слова на вес золота. Существует убеждение, что многословность — признак профессионализма. Откуда оно пошло — сказать сложно, но закрепиться успело. Причем живет это убеждение в глубинах нашего подсознания и напоминает о себе в самые неподходящие моменты: волнуясь, мы начинаем говорить больше и дольше, чем обычно, чтобы словесными кружевами подчеркнуть свою компетентность. При этом результат, как правило, обратный тому, которого мы ожидаем. На слух эта «вода» воспринимается довольно тяжело. Переходить на сжатые, рубленые фразы тоже не рекомендуется. Поэтому нужна золотая середина. Для ее определения постарайтесь сделать так, чтобы каждое второе сказанное вами предложение несло практически важную информацию, идею, рекомендацию.

4. Слайд-ловушка. Многие считают, что слайды, дополняющие выступление, автоматически спасают его, вызывая интерес. И действительно, так уж мы устроены, что смотреть на картинки нам проще, чем читать текст. Но при этом слайд слайду рознь. Огромной ошибкой является полный перевод своей речи на слайды, то есть что на листе, то и на экране. Помните: на слайде нужна графическая информация — все то, что сложно воспринимать на слух. Кроме того, наличие слайдов с подсказками создает для говорящего соблазн все время смотреть на них, а не на аудиторию. При этом визуальный контакт, возможность обратной связи — все это очень важно. Лучше говорить не слишком гладко, но своими словами, чем зачитывать витиеватую речь с монитора. На слайды же рекомендуется помещать ту информацию, которая относится к речи, но отсутствует в ней напрямую.

5. А где домашняя работа? Часто отсутствие интереса происходит от неполного понимания темы. Хорошее совещание требует подготовки, сбора данных, заблаговременного планирования стратегии проведения. Чтобы чувствовать себя уверенно на собрании, необходимо изучить два момента. Во-первых, детально ознакомиться с предметом обсуждения. Даже если это не совсем привычная для вас область знаний, есть смысл заполнить пробел. Вы ведь все равно присутствуете на обсуждении. Во-вторых, чем больше вы знакомы с людьми, окружающими вас, тем лучше. Принимайте во внимание не только их положение в организации, но и черты характера, возможную скрытую мотивацию, поведение. Тогда любой доклад, который вы делаете, станет работой на заданную аудиторию.

Кажется, что подготовки требуется много, но на самом деле это не так. Благодаря профессиональному подходу совещание гармонично дополнит рабочий процесс, а не станет пробелом в нем. Чтобы понять это в полной мере, необходимо провести несколько продуманных, практически полезных встреч. Ощутить разницу будет несложно.

Все вышеперечисленные требования — норма для совещания. Но бывает так, что ситуация меняется настолько быстро, что не поможет никакая подготовка. Здесь и пригодится качество, которое очень часто упоминают в резюме и которое называется стрессоустойчивостью. При любом сценарии можно найти выход, если сохранить спокойствие.

Вот лишь некоторые из вариантов форс-мажорных обстоятельств.

Резкое сокращение времени выступления. Вы готовились на 15 минут, тщательно подбирали слайды, собирали информацию. А тут вдруг свою речь по времени необходимо сократить в 2 раза! Первая реакция — паника. И снова хочется говорить побольше, лить «воду», а в итоге и имеющиеся минуты не используются по факту.

Плохо, если время сокращается. Вдвойне обидно, если происходит это по вине оратора, выступавшего перед вами. Но так уже случилось. Поэтому придется отложить записи и излагать то, что сохранилось в памяти. Если именно эти факты показались вашему подсознанию самыми примечательными, высока вероятность, что они и окружающих заинтересуют.

Невнимание руководства. Ситуации, когда выступающего слушают только коллеги, — не редкость. Да и то зачастую делают они это исключительно из личной симпатии. Увы, внимание руководителей привлечь гораздо сложнее. Они могут свободно беседовать друг с другом, возиться с ноутбуком, читать какие-то документы. Это следует принять как данность, не раздражаться и ни в коем случае не пытаться сделать им замечание. Таким образом нельзя заставить слушать. Можно только заработать несправедливые упреки. Как бы ни шло совещание, крайне важно все время сохранять хотя бы видимость хорошего расположения духа.

Слово знатокам. Далеко не всегда коллектив готов предоставить дружескую поддержку выступающему. Довольно часто чья-то речь на совещании, да и само собрание, могут стать лишь новым витком «офисных войн». Бухгалтерия обвиняет технический отдел в том, что компьютеры постоянно «виснут». Производственный отдел недоволен отделом продаж. Системный администратор и вовсе убежден, что его никто не понимает. Начинаются споры, не имеющие никакого отношения ни к выступлению, ни к теме собрания в целом. Чтобы вернуться к конструктивной беседе, кому-то придется взять на себя роль арбитра. А это значит, не кричать громче всех, а мягко и аргументированно вернуть коллег к основному предмету разговора.

Не забываем о решении. Если целью собрания является принятие решения, оно должно быть принято. Потому что иначе это уже не деловая встреча, а несколько часов демагогии. Самая опасная ловушка здесь — «Ладно, в целом разобрались, а потом окончательно решим». Никаких «потом»! Если руководитель вышел из кабинета, его нужно дождаться. Если партнер не предоставил всех данных, позвонить ему прямо с собрания. Если среди присутствующих остались те, кто еще сомневается, подобрать аргументы для них. «Потом» напоминает болото, которое без труда затягивает, если позволить ему это.

Нет некого универсального «рецепта» успешных совещаний. Успех складывается из многих составляющих, среди которых — грамотная речь, деловой подход, умелое использование чувства юмора и настроения аудитории. И все-таки основной задачей должна оставаться фактическая польза для компании. Время — это слишком дорогой ресурс, чтобы тратить его просто так!