Роль и значение номенклатуры дел в образовательном учреждении. Особенности составления

Галина Пешкова,
преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу

Номенклатура дел (НД) — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. НД является многофункциональным документом и выполняет следующие функции:

· является указателем основных направлений деятельности организации;

· служит схемой группировки (распределения) исполненных документов по тематическим комплексам (делам);

· является базой для индексирования документов и дел;

· выполняет функции указателя сроков хранения дел;

· служит основой для системы построения справочной картотеки на исполненные документы в делопроизводстве и архиве организации;

· служит учетным документом в архиве для дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

Ответственность за разработку НД возлагается на службу ДОУ, в учреждениях образования — на секретаря директора.

Особенностью НД учреждения образования является то, что документ разрабатывается с учетом специфики конкретного учреждения образования, структуры и штатной численности, утвержденной руководителем в установленном порядке, а также на основании следующих документов:

· перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 24.05.2012 № 140;

· Перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и по делам молодежи, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52.

Основой для составления НД являются уставы и положения об организации и структурных подразделений, штатные расписания, должностные инструкции, отчеты и другие документы, схема классификации служебных документов, ведомственные или типовые перечни документов и дел с указанием сроков хранения, примерные, типовые НД, НД за прошлый год, регистрационные карточки (журналы), описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, список структурных подразделений и корреспондентов.

Схема построения НД зависит от структуры организации. Обычно она строится по структурному, функциональному или структурно-функциональному принципу. Независимо от схемы построения НД ее структурными элементами являются разделы, которые могут делиться на подразделы.

В сводной НД дела располагаются в том же порядке, что и в НД структурных подразделений. Внутри каждого раздела дела размещаются по группам с учетом степени важности, сроков хранения. Внутри каждой группы располагаются сначала дела постоянного хранения, затем временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно).

Заголовки в разделах (подразделах) НД систематизируются по группам в зависимости от их значимости в следующем порядке:

· нормативные правовые акты Республики Беларусь;

· учредительные документы организации (устав (положение), свидетельство о регистрации и т.д.);

· распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);

· организационные документы;

· протоколы;

· планы;

· отчеты;

· договоры;

· справочно-информационные документы;

· переписка;

· учетно-регистрационные формы.

Порядок систематизации иных заголовков дел определяется составителем НД.

Не включаются в НД ведомости Национального собрания Республики Беларусь, собрания декретов, указов Президента и постановлений Правительства Республики Беларусь, брошюры, справочники информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие печатные издания.