Особенности составления номенклатуры дел в негосударственных организациях

Наталия Кондакова

Необходимость разработки номенклатуры дел (НД) в организации независимо от ее организационно-правовой формы, сферы деятельности, количества работников либо объема документооборота закреплена в п. 152 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4. При составлении НД организации руководствуются действующими нормативными правовыми актами Республики Беларусь, методическими документами Государственной архивной службы и вышестоящих организаций (при их наличии). Основными документами, устанавливающими порядок оформления, согласования и утверждения НД, а также принципы формирования заголовков дел, являются:

· Инструкция по делопроизводству;

· Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.

Нормы, установленные данными нормативными правовыми актами, обязательны для применения во всех организациях независимо от формы собственности. Вместе с тем порядок составления НД в коммерческой организации имеет ряд особенностей, которые мы предлагаем рассмотреть.

НД (на предстоящий год) составляется ежегодно в последнем квартале текущего года и после утверждения руководителем вводится в действие с начала делопроизводственного года (1 января). Каждый год НД пересматривается, уточняется и автоматически вводится в действие. Не реже чем раз в 5 лет она заново составляется и согласовывается.

При создании, реорганизации предприятия (если его функции, организационная структура, правовой статус значительно изменились и не отражают реального состоянии дел) НД составляется (пересоставляется) и утверждается независимо от времени года.

В НД должны быть включены все документы, образующиеся в деятельности организации, независимо от сроков их хранения и вида носителя. В нее должны быть внесены также документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

Сводная НД составляется на основе НД структурных подразделений по установленной форме.

НД структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении, или иным лицом, определенным приказом руководителя организации или структурного подразделения. Составленные НД структурных подразделений передаются в службу ДОУ, где на их основании разрабатывается сводная НД.

В сводную НД включаются дела временно действующих органов (комиссий, советов), дела общественных организаций, в том числе профсоюзной организации (при ее наличии). Дела таких органов и общественных организаций включаются в отдельные разделы сводной НД и составляются по форме, установленной для НД структурных подразделений.

НД организации составляется службой ДОУ по установленной форме. Если служба ДОУ в организации не создана, ответственность за разработку НД возлагается на работника (группу работников), выполняющего функции этой службы. Для этого руководителем организации может издаваться соответствующий распорядительный документ.

При наличии в организации архива его работники оказывают помощь в составлении НД.

Государственные архивы оказывают консультативно-методическую помощь в составлении НД:

· на бесплатной основе организациям, являющимся источниками комплектования данных архивов;

· на платной договорной основе — иным организациям.