Особенности составления номенклатуры дел в государственных организациях

Галина Кудрякова,
архивист

О составлении номенклатуры дел (НД) в организации написано немало. Однако те, кто должен заниматься этой работой, либо не читают таких статей, либо читают, но считают, что это неважно. Мол, без НД жили и дальше как-нибудь проживем. Особенно такое положение вещей удивляет, когда сталкиваешься с подобным в государственных организациях. Объясню, почему удивляет.

Государственные архивные учреждения в нашей стране существуют уже более 90 лет. Все эти годы становления и полноценной деятельности были направлены на то, чтобы обеспечить сохранность документов в первую очередь государственных организаций. Их документами в большей степени комплектовались и комплектуются государственные архивы. В контексте обеспечения сохранности документов НД имеет первостепенное значение, поскольку в данном документе, в этом систематизированном перечне наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации, определены сроки хранения этих дел. Это самое главное для НД. Следовательно, соблюдая порядок формирования документов в дела и сроки хранения, мы создаем основу для сохранности документов. Действует принцип: уничтожить документы ранее указанного в НД срока мы не имеем права, мы можем только продлить срок их хранения.

Таким образом, если вернуться к ранее высказанной мысли о том, что долгие годы государственные архивы занимались вопросами обеспечения сохранности документов государственных учреждений, кажется невероятным, что у многих государственных организаций до настоящего времени так и не были разработаны НД. Справедливости ради надо заметить, что все они относятся к организациям Списка № 2, то есть к тем, документы которых не поступают на государственное хранение. Этим объясняется пониженное внимание государственных архивных учреждений к состоянию делопроизводства и архивного дела в государственных организациях Списка № 2 и как следствие — полное забвение НД в некоторых из них и отсутствие работы по приведению документов в порядок в соответствии с нормативными документами по делопроизводству и архивному делу. А ведь эти два момента тесно связаны между собой. Там, где нет НД, там нет системы в формировании дел. Документы в дела формируются так, как удобно работникам, заголовки дел понятны только тем, кто их составлял. Например, пересматривая документы бухгалтерии, на обложке дела читаешь: «76 счет», «51 счет», «79 счет». В то же время дело с заголовком «79 счет» — это «Документы по внутриведомственным расчетам (извещения, ведомости, карточки счета и др.», а дело с заголовком «51 счет» — это «Ведомости движения денежных средств по балансовому счету 51».

Отсутствие НД сказывается как на формировании дел (в одном деле могут находиться годовые и квартальные балансы, статистические отчеты, в деле с приказами по основной деятельности — приказы о премировании и наложении взысканий и т.д.), так и на оформлении обложек дел.

Отсутствие НД — особенность не только государственных учреждений. Это характерно для очень многих организаций негосударственной формы собственности. Разница лишь в том, что негосударственные фирмы сегодня не являются предметом пристального внимания со стороны государственных архивных учреждений, у которых, что называется, руки еще не дошли до коммерческих структур.

Основную ответственность за составление НД организации несет служба документационного обеспечения управления (канцелярия, общий отдел, секретариат и т.д.). Но заведующий архивом либо лицо, ответственное за архив, ни в коем случае не должны оставаться в стороне от этого процесса по одной простой причине: НД — это основа для наведения порядка в работе с документами.