Организация работы с бланками строгой отчетности: использование, хранение, уничтожение

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

Одна из основных задач, решаемых организацией в процессе практической деятельности, — защита документов от подделки. Для этих целей приказом руководителя организации или индивидуального предпринимателя устанавливается перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место и порядок их хранения, а также регламент использования.

Для более глубокого понимания вопроса, давайте разберемся, какие же бланки можно отнести к БСО.

В соответствии с Положением об основных требованиях, предъявляемых к уровню защищенности бланков строгой отчетности, а также специальным материалам для защиты их от подделки, утвержденным постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 01.03.2002 № 29, к бланкам строгой отчетности относятся бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланки иных документов, имеющие элементы (средства) защиты от подделки и (или) идентификационный номер, нанесенный при их изготовлении (п. 2 Положения).

БСО подразделяются на 6 групп (А, Б, В, Г, Д, Е) по уровню защиты их от подделки и назначению:

· А — бланки документов, удостоверяющие личность, отношение граждан к исполнению воинских обязанностей и дающих право на пересечение границы;

· Б — бланки ценных бумаг на предъявителя, выпускаемых в документарной форме, иные бланки документов, которые по уровню защиты могут быть приравнены к ценным бумагам;

· В — бланки именных ценных бумаг, выпускаемых в документарной форме, бланки документов, удостоверяющих личность, и определяющие особые права его обладателя или образование;

· Г — бланки иных именных и на предъявителя документов без определения особого положения его владельца, подтверждающих те или иные права, правоотношения или знания;

· Д — бланки первичных учетных документов и иные бланки строгой отчетности, служащие основанием приема и выдачи денег, товаров, материальных ценностей, подтверждающих подлинность товаров, продукции, услуг, их производства и реализации и т.п.;

· Е — документы, подтверждающие почтовую оплату, бланки организационно-распорядительных документов и документов, подтверждающих право посещения зрелищных (спортивных, культурно-массовых) и иных мероприятий, справки, сертификаты, свидетельства о регистрации и другие бланки строгой отчетности, не вошедшие в группы А-Д.

Таким образом мы видим, что к БСО могут быть отнесены как привычные в данном качестве бланки трудовых книжек, бухгалтерских документов и т.д., так и бланки приказов, бланки для писем, справок, иных организационно-распорядительных документов по усмотрению организации.

В соответствии с Положением бланки, изготовленные для разных заказчиков или разных организаций-изготовителей, должны иметь индивидуальный дизайн, отличаться композицией, цветовой гаммой, шрифтами и т.д. Исключение составляют случаи, установленные Министерством финансов Республики Беларусь, когда БСО должны иметь единый дизайн, схожую композицию и т.д., но при этом обладать специальными элементами (средствами) защиты, которые позволят установить организацию-изготовителя.

В целях совершенствования организации работы с БСО постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.12.2001 № 1846 «О некоторых вопросах изготовления и использования бланков строгой отчетности» на Министерство финансов Республики Беларусь была возложена обязанность создания и ведения Государственного реестра БСО. Постановлением было установлено, что бланки БСО подлежат обязательной регистрации в данном реестре, а также описана процедура регистрации БСО для государственных органов, организаций, юридических и физических лиц. Кроме того, постановление устанавливает, что БСО подлежат учету при их изготовлении и использовании.