Акты: состав реквизитов и правила оформления

Галина Пешкова,
преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу

Акт — это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Данный документ имеет много разновидностей, среди которых:

· акт приема работ по контракту;

· акт приема-передачи документов;

· акт ликвидации учреждения;

· акт списания материалов;

· коммерческий акт и др.

Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителем организации.

Акты оформляются на общем или специальном бланке, если являются внутренними документами организации. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации.

Ниже мы рассмотрим состав и правила оформления реквизитов, которые чаще всего используются при оформлении акта.

Реквизит «Государственный герб Республики Беларусь»

Право изображения герба на бланке определяется законодательными актами органов управления Республики Беларусь.

Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания»

Это условное символическое графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. В соответствии с п. 37 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, если на бланке имеется герб, то эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) по усмотрению организации помещается на левом поле бланка.

На бланках документов без изображения Государственного герба Республики Беларусь эмблема или товарный знак (знак обслуживания) помещается на верхнем поле бланка: при продольном размещении реквизитов — в центре верхнего поля бланка, при угловом размещении реквизитов — над серединой строки реквизита «Наименование вышестоящей организации» (при ее отсутствии — над реквизитом «Наименование организации»).

Реквизит «Код организации»

Код присваивается при регистрации предприятия и проставляется: для органов государственной власти и управления — по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления»; для других организаций — по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели».

Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.

Реквизит «Код документа»

Код документа определяется по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы». Данный реквизит оформляется на верхнем поле справа под реквизитом «Код организации».

Реквизит «Наименование вышестоящей организации»

Данный реквизит используется на внешних актах. При наличии вышестоящей организации указывается ее полное официальное наименование.

Реквизит «Наименование организации»

Это фирменное название, которое должно содержать указания на организационно-правовую форму организации и тип акционерного общества. Необходимо, чтобы наименование организации было зарегистрировано в учредительных документах. Не допускается употребление данного реквизита только в сокращенно-буквенном виде. Сокращенное наименование организации может указываться исключительно в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах. Его помещают ниже полного наименования организации и заключают в скобки.

Если акт составляется несколькими организациями, наименования организаций располагаются в соответствии с их полным официальным наименованиями в верхней части документа на одном уровне.