••• Microsoft Outlook 2013: лучше любого органайзера!

Алеся ИВАНОВА

Приложение Microsoft Outlook известно многим пользователям лишь как почтовый клиент. Однако на самом деле его функционал гораздо шире. Программа позволяет не только работать с электронной почтой, но и является инструментом для эффективного решения задач, связанных с бизнесом.

Одна из основных функций Microsoft Outlook 2013 — сбор и упорядочение электронных писем, контактов, данных календаря и списка заданий. Для того чтобы иметь возможность пользоваться преимуществами новой версии в полном объеме, необходимо настроить личную учетную запись.

В Microsoft Outlook 2013 можно хранить адреса, номера телефонов, фотографии коллег. Все эти данные легко фильтруются по необходимым критериям. В «Календаре» приложения можно создавать встречи, закрепленные за определенной датой и временем. О них пользователя оповестит напоминание, для которого можно задать определенное время (пункт «Параметры», вкладка «Встреча»). «Встреча» может быть помечена как периодическая, частота ее повторения задается вручную.

Если вы хотите пригласить на встречу других людей, то необходимо воспользоваться функцией «Собрание». Она позволит задействовать в мероприятии различные ресурсы, к примеру, конференц-залы и комнаты для переговоров. «Собрание» создается в «Календаре» с указанием деталей его проведения. Ответы участников на ваше приглашения будут отображены в папке «Входящие».

Интересно, что Microsoft Outlook 2013 предоставляет возможность организации не только реальных, но и виртуальных встреч, так называемых сетевых конференций. Это может быть особенно актуально, если коллеги, которым необходимо обсудить рабочие вопросы, находятся в разных офисах. Проводятся такие конференции через приложения Microsoft Chat и Microsoft NetMeeting, причем в ходе дискуссии их участники в режиме реального времени могут совместно обрабатывать документы пакета Office или обмениваться сообщениями.

Эта же программа является удобной и актуальной альтернативой бумажным спискам дел. Она позволяет создавать задачи, объединять их в группы и контролировать процесс выполнения (раздел «Задачи», кнопка «Создать задачу»). Таким образом, Microsoft Outlook 2013 превращается в удобный органайзер, в котором могут быть отмечены не только деловые встречи и задания по работе, но также информация личного характера.

Еще одним средством ведения записей является «Дневник». В нем могут храниться данные в самых различных форматах — от ссылок на веб-сайты до личной информации, изложенной в наиболее удобной для пользователя форме.

Будучи тесно связанным с другими программами Microsoft Office, приложение Outlook 2013 подходит и для работы с созданными в них документами, а также поддерживает различные службы, используемые в локальной сети или при работе в Интернете (их настройка осуществляется через окно «Службы» в закладке «Сервис»). При работе в локальной сети весьма полезными могут оказаться такие службы, как Microsoft Exchange Server (организация совместного и удаленного доступа к документам Microsoft Outlook), Microsoft Mail (обработка сообщений почтового ящика в удаленном режиме), Microsoft Fax (отправка факсимильных сообщений с использованием подключенного к телефонной линии модема) и др.

Для планирования задач, контроля их хода и выполнения разработчики Microsoft предусмотрели «Организатор». В его полях указываются временные рамки конкретных работ, предусмотренные для них расходы, состав участников и состояние дел в настоящий момент. Многие из этих полей заполняются автоматически благодаря информации, которая содержится в базе данных Microsoft Outlook. Автоматически выполняется и синхронизация различных действий, которые пользователи совершают в процессе выполнения задачи, с мероприятиями из других категорий.

Присутствуют в Microsoft Outlook и специальные функции. К таковым, к примеру, относится функция фильтрации входящих сообщений, работа со списками рассылки и т.д. Немногие знают о том, что в данной программе есть функция слияния, при помощи которой эффективность выполнения некоторых заданий может повыситься в разы. Она, к примеру, позволяет автоматически набирать адреса на конвертах, печатать письма и наклейки, что сильно упрощает работу при обработке больших объемов корреспонденции.

Итак, вы все еще пользуетесь Microsoft Outlook только для отправки писем? Что ж, настало время познакомиться со всеми возможности данного приложения и извлечь из этого выгоду. Ведь помимо электронных писем вы можете отправлять адресатам из своего списка контактов факсимильные сообщения, визитные карточки, приглашения на встречи и конференции и напоминания о них, отслеживать ход выполнения задач, совершать междугородние и международные телефонные звонки и т.д.

Являясь многофункциональным программным обеспечением, Microsoft Outlook 2013 отвечает самым современным требованиям бизнес-пользователей. Работать с приложением можно как через локальную сеть, так и через Интернет. В любом случае оно обеспечит решение широкого спектра персональных и коллективных задач.