Автоматизация офиса

Алеся Иванова

Информационные технологии в наше время правят миром. Количество всевозможной техники как в офисах, так и в домах, кажется, перешагнуло все мыслимые и немыслимые пределы. Однако информационное общество и не думает сбавлять обороты. Впрочем, именно наличие «умных» девайсов ускоряет рабочий процесс и облегчает его. Сегодня мы поговорим о том, с помощью каких средств можно автоматизировать офис, чтобы информация передавалась быстрее, действия фиксировались без лишних усилий и временных затрат и, как следствие, работа секретаря была в удовольствие.

Довольно гибкие к разного рода внешним воздействиям информационные технологии получили в настоящее время прекрасную возможность приспособиться к задачам и нуждам любой работы, что крайне важно для офиса. Взять, к примеру, делопроизводство. Многие организации перешли на электронный документооборот, что автоматически уменьшило расходы на бумагу, а также время на передачу данных.

Среди офисных задач, которые могут быть подвергнуты автоматизации в большей степени, выделим следующие:

· обработка входящей и исходящей информации (письма, отчеты и др. документы);

· сбор и анализ данных о работе компании или ее партнеров (к примеру, отчеты за определенный период времени);

· хранение поступившей информации (организация быстрого доступа к ней и поиск необходимых данных).

Все эти задачи решаются быстрее и проще, если работа между исполнителями хорошо скоординирована, движение документов оптимизировано, подразделения в рамках офиса имеют возможность взаимодействия.

Автоматизация офиса подразумевает под собой не полную замену традиционной системы общения персонала на разных уровнях, а дополнение ее. Автоматизированный офис — это хорошее подспорье не только в работе секретаря, но и менеджеров всех уровней, поскольку предоставляет им в том числе новые средства коммуникации с внешним окружением.

Сегодня существует достаточное количество компьютерных программ, которые используются для автоматизации офиса. Помимо них своего потребителя нашли различные приложения, применение которых ускоряет процесс обмена информацией. Среди них — электронная почта, электронный календарь, различные конференции, видеотекст, а также специализированные программы управленческой деятельности, применяемые для ведения документов, контроля за их исполнением и т.д.