15 секретов офисного переезда

Алла Горшенева

Каждая организация за время своей деятельности хотя бы раз сталкивается с необходимостью переезда в новый офис. Предпосылками для этого могут быть различные факторы: освободилось более просторное помещение, возникла необходимость расширения штата и рабочей площади, повысилась арендная плата.

В первую очередь в случае переезда фирмы нужно обеспечить сохранность имущества. Самое ценное для любой организации — это информация: документация, базы данных, готовые или находящиеся в разработке проекты, отчеты. Она может находиться на различных носителях — дисководах, дисках, флэш-картах. Потому при перевозке оргтехники необходимо соблюдать определенные меры предосторожности.

Расходов при переезде неизбежно оказывается много, а результат, к сожалению, зачастую приводит к явному недовольству качеством услуг сторонних организаций: разбитая и утерянная мебель или оргтехника, необязательность перевозчиков к нюансам выполнения подписанного договора. К этому можно добавить высокие тарифы на транспорт, серьезные затраты на упаковку мебели, дорогостоящие погрузочно-разгрузочные работы и многое другое.

Таким образом, великое офисное переселение, даже не являясь глобальным мероприятием, как, например, транспортировка грузов из Сингапура, имеет массу подводных камней и становится достаточно трудоемким и дорогостоящим процессом. Но, как и любая задача, данная также имеет свое решение. Чтобы снизить стресс при офисном переезде, нужно следовать нескольким несложным рекомендациям.

1. Заранее определитесь с расстановкой мебели в новом офисе и рассадкой сотрудников. В этом случае вы будете знать, куда грузчикам что ставить. Для уменьшения времени простоя офиса планируйте переезд на пятницу или выходные дни.

2. О переезде поставьте в известность администрацию. Скажите, что в этот день вам будет необходим лифт, ведь если он не будет работать, увеличатся временные затраты, возрастет стоимость работ.

Согласуйте с администрацией список людей, которые будут заниматься переездом, чтобы им разрешили беспрепятственно входить в здание. А также сообщите, что приедут грузовые транспортные средства. Договоритесь, чтобы их без проблем пропустили на стоянку.

3. Всем нам с трудом даются перемены. Причем неважно, в какой области жизни. Отойти от устоявшихся норм и привычек даже во имя перемен в лучшую сторону — это серьезное испытание для нервной системы. Бывает, ждешь переезда в новый офис как манны небесной, а по факту, столкнувшись с процессом смены офисной территории, осознаешь себя потерянным и опустошенным. Таким образом, для большинства переезд оборачивается серьезным стрессом. Психологи выдвигают множество различных предположений о причинах его возникновения. Ведь сама по себе смена обстановки по идее должна положительно влиять на состояние человека. Это новые впечатления и новые эмоции. Но на практике все оказывается не так радужно, особенно если человек проработал в офисе, который предстоит сменить, много лет.

Как ни странно, чтобы свести к минимуму стресс при переезде, следует навести порядок на рабочем месте: переберите документы, годами пылящиеся в полках и шкафах, выбросите ненужное. Избавившись от лишних вещей, вы не только сократите количество коробок, которые необходимо перевозить и переносить. Вы психологически освободите место для новых вещей и новых событий.

4. Хламу место на помойке! Помните, что переезд — это возможность обустроить новое помещение функционально, чтобы подчеркнуть успешность компании, ее деловой имидж. Ведь едва переступив порог, потенциальный партнер или клиент в первую очередь оценивает помещение и таким образом судит о деловых качествах его хозяев. В связи с этим позаботьтесь о том, чтобы мебель и оргтехника не были допотопными. Ничто так не навевает тоску, как видавшие виды офисные столы и полузавявшие цветы в разномастных пластиковых горшках на подоконнике.

5. Обращаться за помощью следует только в крупные транспортные компании, имеющие в распоряжении соответствующую по показателям грузоподъемности и уровню оснащения автотехнику, а также опытных специалистов и отработанные методики работы. Помните: скупой платит дважды. Обратившись к малоизвестному индивидуальному предпринимателю с одной машиной, вы на первый взгляд, конечно, сэкономите. Но это только на первый взгляд.

Казалось бы, доставка оргтехники — задача довольно простая. Но если за дело берутся непрофессионалы, вы рискуете в итоге получить поврежденные системные блоки. А процедура восстановления утерянных данных — удовольствие не из дешевых. При серьезных же повреждениях вернуть потерянные данные вряд ли получится, а это значит, что фирму ожидают огромные финансовые потери. Кроме того, неквалифицированные сотрудники могут некачественно собрать или разобрать офисную мебель. Это объясняется отсутствием опыта и необходимой квалификации, а порой и халатным отношением к работе.

С крупными компаниями работать надежнее, чем с частными лицами, поскольку перед осуществлением работ по переезду вы заключаете договор. В нем указывается перечень перевозимого имущества и ответственность компании в случае его пропажи или повреждения. Таким образом, если, не дай Бог, возникнет неприятная ситуация, вы всегда сможете обратиться к официальному документу.