Галина Кудрякова
Организации негосударственной формы собственности, как правило, не являются источниками комплектования государственных архивов. А это значит, что документы, создаваемые в процессе их деятельности, не поступают в обязательном порядке на государственное хранение, за исключением случаев ликвидации предприятия. Их этого следует, что данные организации должны сами позаботиться о хранении своих документов. А следовательно, руководитель обязан принять меры по обеспечению сохранности документов возглавляемой им фирмы, поскольку несет персональную ответственность перед законом. Это положение содержится в Законе Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» и Кодексе Республики Беларусь об административных правонарушениях.
Разумеется, обеспечить сохранность документов можно только в том случае, если они находятся в упорядоченном состоянии. Это значит, что документы в текущем делопроизводстве должны формироваться в соответствии с номенклатурой дел. После окончания делопроизводственного года, максимально — через два календарных года, документы постоянного хранения и по личному составу должны быть правильно сформированы, переплетены, оформлены в соответствии с архивными нормами и включены в годовые разделы сводных описей дел. Учет правильно сформированных и оформленных дел является одним из основных условий обеспечения сохранности документов. Об этом говорено и переговорено уже много раз. Однако именно на этой стадии работы возникают огромные проблемы.
Подготовка документов к архивному хранению и создание условий для архивного хранения в самой организации является наиболее слабым звеном в работе с документами. В лучшем случае руководство организаций, не только негосударственных форм собственности, но и государственных, занимаются организацией работы по выделению документов с истекшими сроками хранения к уничтожению и составлению акта о выделении документов и дел, не подлежащих хранению. Почему именно на этот вид работы обращается особое внимание? Потому что любой человек заинтересован освободиться от так называемой макулатуры, во-первых, для высвобождения площадей для размещения других документов, а, во-вторых, для того, чтобы облегчить себе жизнь в случае каких-либо проверок.
Таким образом, мы наблюдаем классический пример того, как телега поставлена впереди лошади. Ведь процесс выделения документов к уничтожению должен завершать процесс упорядочения документов, а не предшествовать ему или вообще сводиться только к нему. К сожалению, еще очень низок уровень архивной культуры среди руководителей организаций, а государственные архивные учреждения, как ни грустно это констатировать, явно недорабатывают в вопросах налаживания системы работы по подготовке документов к архивному хранению. Что же касается организаций негосударственной формы собственности, то, как правило, туда не ступала нога работника государственного архива. И если документы в таких компаниях содержатся в порядке, это заслуга только ее руководителя. В то же время содержание документов в порядке — это прямая обязанность самой организации. Просто на фоне всеобщего равнодушного отношения к состоянию документов, утративших оперативное значение, единичные примеры упорядоченного состояния архивных документов воспринимаются как большое достижение. Думается, что будущее за крупными коммерческими предприятиями, которые будут заинтересованы в создании условий для обеспечения сохранности своих документов в силу хотя бы сохранения коммерческой тайны. Что же касается всех остальных, то только лишь систематическая просветительская работа и жесткий контроль за соблюдением архивного законодательства, состоянием делопроизводства и архивного дела со стороны государственных архивных учреждений позволят сдвинуть дело с мертвой точки. И фирмы перестанут экономить на архивной обработке документов.
Однако вернемся к вопросу, где же должны храниться документы постоянного хранения и по личному составу организаций негосударственной формы собственности после приведения их в порядок. Разумеется, если у организации есть возможность построить собственное административное здание, то предусмотреть строительство и соответствующее техническое оснащение специального помещения для архива не составит труда. Нужно только изначально поставить перед собой такую задачу. Сейчас же речь идет о том, как выйти из положения, если площади ограничены. В таком случае нужно приспособить какое-либо отдельное сухое помещение для нужд архива, разместить в нем металлические полки или закрытого типа шкафы, установить металлическую дверь с надежным замком. Ключ должен храниться у работника, ответственного за архив, или в месте, где хранятся все ключи от кабинетов организации и где им обеспечена соответствующая сохранность и ограниченность доступа.
Однако будем реалистами. Подавляющее большинство организаций негосударственной формы собственности арендуют помещения, за аренду платят немалые деньги, поэтому о выделении отдельного помещения под нужды архива не только не идет речь, но и мысли об этом не возникает. Главная забота — разместить работников. Как быть в такой, казалось бы, безвыходной ситуации? Как показывает практика, выход все же есть. Обычно в организациях поступают следующим образом. Периодически, например, один раз в 3–4 года, для приведения в порядок документов приглашают профессиональных архивистов, которые со знанием дела на возмездной основе проводят научно-техническую обработку документов, составляют необходимый пакет документов (годовые разделы сводных описей дел, историко-архивную справку к фонду, при необходимости — акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению). Приведенные в порядок документы хранятся у работников, отвечающих за эти документы в силу своих должностных обязанностей. Например, в отделе кадров хранятся приказы по личному составу, личные карточки и личные дела уволенных работников, у бухгалтера, который начисляет зарплату, — расчетно-платежные ведомости или лицевые счета по зарплате, у главного бухгалтера — штатные расписания, бухгалтерские балансы и т.д. Принцип хранения понятен. Годовые разделы сводных описей дел, как правило, хранятся у начальника отдела кадров или секретаря приемной.
Часто работник, отвечающий за состояние делопроизводства в организации, отвечает и за приведение в порядок документов после окончания делопроизводственного года. Разумеется, это не совсем то, что требуется законодательством по архивному делу, ведь ответственный за архив работник в организации должен быть, и назначение это делается на основании приказа руководителя. Но это гораздо лучше, чем вообще ничего, ведь документы проходят-таки научно-техническую обработку и находятся в упорядоченном состоянии.
Я оптимист по натуре и хотелось бы закончить статью на оптимистической ноте. Иногда я думаю, что скоро исполнится уже 100 лет с тех пор, как был принят Декрет об архивах, положивший начало созданию архивной системы в нашей стране. За это время сделано очень много: создана и функционирует стройная система государственных архивных учреждений, архивная отрасль знает имена историков-архивистов, энтузиастов своего дела, усилиями которых удалось собрать и сохранить ценнейшие для истории нашего государства документы. Однако нерешенных проблем множество и главная из них, как это представляется мне, — создание системы работы по приведению документов в порядок и обеспечению их сохранности в каждой компании, у каждого индивидуального предпринимателя. Сколько для этого понадобится времени, трудно даже предположить. Возможно, еще лет сто. Но я верю в закон диалектики о развитии общества по спирали, а это значит, что с каждым витком общественного развития мы будем решать свои проблемы на более высоком, качественном уровне.
