Классификация организационно-распорядительных документов по функциональному назначению

Ольга Куликова

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, при подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным и введенным в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69. СТБ 6.38-2004 предписывает оформление определенного набора реквизитов для каждой группы организационно-распорядительных документов, наделяющих данные документы юридической силой.

В данном материале предлагаем рассмотреть некоторые реквизиты, которые оформляются во всех документах независимо от того, к какой группе ОРД принадлежат.

Реквизит «Наименование организации» обозначает автора — юридическое лицо, создавшее документ. Наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документами. В соответствии с п. 41 Инструкции по делопроизводству сокращенное наименование организации указывается в тех случаях, когда оно закреплено документально и помещается в скобках под полным названием организации. Реквизит «Наименование организации» оформляется от нулевого положения табулятора (то есть сразу от левого поля документа).

В случае если документ издается двумя равнозначными организациями, их названия располагаются на одном уровне параллельно друг другу.

Реквизит «Дата документа» является обязательным для всех видов ОРД. В зависимости от вида документа его датой может являться дата подписания (в приказах, распоряжениях, указаниях, письмах и т.д.) либо дата события, зафиксированного в документе (в протоколах, актах). Для документов, которые создаются в результате работы коллегиального органа, датой будет являться дата принятия данного документа (постановления, решения). Для документов, которые подлежат утверждению (план, отчет, инструкция, положение и т.д.), датой будет являться дата утверждения.

В соответствии с СТБ 6.38-2004 реквизит «Дата документа» оформляется от нулевого положения табулятора арабскими цифрами в одну строку в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год — четырьмя арабскими цифрами.

СТБ 6.38-2004 и Инструкция по делопроизводству допускают использование словесно-цифрового способа оформления реквизита «Дата документа» в документах, содержащих сведения финансового характера. В таком случае реквизит будет оформлен следующим образом: 10 октября 2013 г.

Даты в нормативных правовых актах Республики Беларусь оформляются в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

В совместных документах реквизит «Дата документа» оформляется через дробь (первая дата принадлежит организации, чье наименование оформлено на документе слева).

Кроме самостоятельного использования реквизит «Дата документа» является обязательным элементом таких реквизитов, как:

· ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

· гриф утверждения;

· гриф согласования;

· резолюция;

· визы;

· гриф приложения;

· отметка о наличии приложения;

· отметка о поступлении;

· отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

· отметка о заверении копии.

Также реквизит «Дата документа» может использоваться в тексте документа и при оформлении грифа ограничения доступа. Во всех вышеперечисленных случаях дату необходимо оформлять цифровым способом.

В соответствии с п. 101 Инструкции по делопроизводству дата в приказе, распоряжении, указании проставляется лицом, его подписавшим. Дату в постановлениях и решениях допускается как печатать, так и проставлять от руки.