Ведение регистрационных форм организационно-распорядительной документации

Наталия Кондакова

Под регистрацией понимается запись учетных данных о документе в регистрационной форме. Регистрация фиксирует факт создания, получения или отправки документа. В соответствии с п. 139.2 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения.

Система регистрации документов (необходимость ведения учетных и регистрационных форм, правила и особенности их ведения) разрабатываются каждой организацией самостоятельно. В локальных нормативных правовых актах (инструкции по делопроизводству, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам) указываются структурные подразделения и должностные лица, в обязанности которых входит регистрация тех или иных видов документов. Эту же информацию отражают в номенклатуре дел организации: в графе «Примечание» указывается фамилия, имя, отчество, должность сотрудника, ответственного за ведение той или иной регистрационной формы, включенной в номенклатуру дел.

Если требования к конкретным регистрационным формам не установлены нормативными правовыми актами, организация самостоятельно определяет их вид (состав граф) и способ ведения (журнал либо картотека).

Процесс регистрации представляет собой занесение реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку). При регистрации документу присваивается регистрационный индекс, который состоит из порядкового номера и может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.

Регистрация может осуществляться одним из следующих способов:

· ручным — сведения о документе фиксируются в бумажном журнале (журнальная форма регистрации) или в бумажной регистрационно-контрольной карточке (карточная форма регистрации);

· автоматизированным — информация о документе заносится в регистрационно-контрольную форму в автоматизированной системе ДОУ либо в иные учетные формы с использованием электронных текстовых и табличных редакторов (Word, Exell и т.д.).

Хотелось бы отметить, что нормативные правовые акты, регламентирующие вопросы делопроизводства, не содержат прямого запрета на ведение регистрационных и учетных форм, создаваемых в процессе документирования деятельности организации, в электронном виде. Вместе с тем, данные нормативные правовые акты содержат требования к составу реквизитов регистрационных и учетных форм, а также регламентируют порядок заполнения данных форм (либо отдельных полей), что необходимо учитывать при выборе способа регистрации.

При выборе способа ведения учетной формы следует учитывать следующее:

· при оформлении различных регистрационно-учетных форм (книг, журналов) следует прежде всего учитывать вид заводимого в делопроизводстве организации журнала (книги), а также требования законодательства по их ведению и оформлению;

· ведение учетных и регистрационных форм в электронном виде удобно для работы, однако для того чтобы журналы учета выполняли не только функцию регистрации документов, но и могли послужить доказательством того, что документ действительно был создан в определенный период времени и не мог быть вписан позднее, необходимо уделять особе вниманию заполнению соответствующих атрибутов в указанных формах. Так, формы, ведение которых требует внесения собственноручных подписей, прошивки, переплета и т.д., целесообразно вести на бумажных носителях;

· формы и порядок ведения регистрационно-учетных документов должны быть закреплены в ЛНПА. В инструкции по делопроизводству организации, приказах руководителя организации, других документах могут определяться ответственные за ведение формы, состав атрибутов формы, порядок ее ведения (в том числе необходимость и периодичность распечатывания электронных форм, порядок удостоверения — проставление подписей, печатей, прошивка) и т.д.;

· для регистрационных и учетных форм, которые ведутся в электронном виде, может устанавливаться порядок, при котором данные формы подлежат переводу на бумажный носитель. Так, по истечении года (либо с другой периодичностью), после внесения изменений электронные журналы могут распечатываться. В этом случае следует соблюдать требования к оформлению обложек дел, установленные нормативными правовыми актами по делопроизводству и архивному делу, в том числе Инструкцией по делопроизводству.

В зависимости от масштаба и характера деятельности организации порядок регистрации документов может иметь свои особенности. Тем не менее, при регистрации документов должны соблюдаться следующие общие требования:

· каждый документ регистрируется только один раз, то есть основным принципом регистрации является однократность;

· входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние — в день подписания.