Как избежать потерь: создаем резерв электронных документов

Андрей Сукач,
специалист по сопровождению программного обеспечения ООО «Новаком Проект»

При работе с документами в электронном виде одним из важных вопросов является обеспечение их сохранности и доступности. Любой хранимый на компьютере файл, в том числе содержащий важный документ или его часть, потенциально может быть достаточно легко удален или утрачен иным образом. Если не предпринимаются соответствующие организационно-технические меры, то может оказаться, что такой файл невозможно восстановить.

Нормативная и методическая база Республики Беларусь в области управления документами уделяет отдельное внимание вопросам обеспечения сохранности и доступности ДЭВ. Так, согласно п. 7.1 СТБ П ISO 15489 планирование непрерывности деловой деятельности и меры на случай непредвиденных обстоятельств должны гарантировать, что важные для непрерывного функционирования организации документы идентифицированы, защищены и могут быть восстановлены в случае необходимости. При этом, как отмечается в п. 35 Методических рекомендаций по применению данного предстандарта, под восстановлением документов в предстандарте в первую очередь подразумевается восстановление ДЭВ (электронных файлов документов).

Одним из важнейших инструментов обеспечения сохранности ДЭВ (их восстановления) является их регулярное резервное копирование.

На необходимость резервного копирования ДЭВ обращается внимание в Методических рекомендациях по применению СТБ П ISO 15489 (п. 152). Согласно п. 5.3 СТБ 1221-2000 процесс планирования жизненного цикла ДЭВ должен обязательно включать определение порядка резервного копирования и хранения резервных копий документов. Как отмечается в Методических рекомендациях по организации работы с электронными документами в организациях Республики Беларусь, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.03.2010 № 11, резервное копирование ДЭВ является одной из важных составляющих защиты ДЭВ организации.

В соответствии с п. 7.2 Методических рекомендаций по работе с ДЭВ организации, в деятельности которых создаются, используются и хранятся ДЭВ, должны разрабатывать и применять инструкции, регламентирующие вопросы организации резервного копирования и восстановления данных. При этом согласно п. 7.5 указанных Методических рекомендаций для этого должен быть разработан график выполнения процедур резервного копирования ДЭВ. В таком графике целесообразно указать:

· категории документов, подлежащих резервному копированию (либо конкретные электронные дела согласно номенклатуре дел организации);

· периодичность резервного копирования;

· устройства хранения (места размещения) файлов резервных копий;

· работников, выполняющих процедуры резервного копирования и отвечающих за сохранность резервных копий (системные администраторы, работники отдела информационных технологий, ответственные работники структурных подразделений).

При необходимости обязанности работника, ответственного за осуществление регулярного резервного копирования ДЭВ, могут быть закреплены в его должностной инструкции.

Следует отметить, что развитым функционалом резервного копирования обладает практически любая современная система электронного документооборота. В качестве примера можно привести систему DIRECTUM, позволяющую достаточно гибко осуществлять полное или частичное резервное копирование базы данных документов. При этом стратегия резервного копирования будет отличаться в разных организациях в зависимости от количества и частоты создания (изменения) документов в системе электронного документооборота, критичности тех или иных документов для непрерывной деятельности организации и в целом от того, как используется система.