Вы спрашивали…

Кто на предприятии должен нести ответственность за хранение документов (за архивное делопроизводство)? В нашей организации назначено ответственное лицо только за «…надлежащее ведение делопроизводства, оформление документов…». Это секретарь-референт.

Если на предприятии секретарь является лицом, ответственным за делопроизводство, это не означает, что он не может либо наоборот только он может быть одновременно ответственным за архив организации. Определение работника, отвечающего за архив, — это прерогатива руководителя. К сожалению, зачастую руководство даже крупных государственных организаций имеет очень смутное представление о том, чем должен заниматься архивист. Главная задача работника, отвечающего за архив организации, заключается в создании системы работы по подготовке к передаче на хранение документов постоянного хранения и по личному составу, а по решению руководителя — всех документов, создаваемых в процессе деятельности организации.

Таким образом, архивист в большей степени выполняет организационные функции, поскольку организует работу по подготовке документов к передаче на ведомственное хранение, осуществляет прием документов на хранение, их учет и использование. Например, архивист не обязан сам переплетать документы. Он должен организовать эту работу. В случае если за архив организации отвечает не профессиональный архивист, он может для подготовки документов на ведомственное хранение пригласить профессиональных архивных работников, которые выполнят эту работу, например, по договору подряда. Практика достаточно распространенная. Главное в данном случае, что документы приведены в порядок.

Однако для того, чтобы в организации подготовка документов к передаче на ведомственное хранение носила не разовый, а системный характер, было бы идеальным вариантом не назначать какого-либо работника ответственным за архив в дополнение к его непосредственным служебным обязанностям, а принять на работу профессионального архивиста. Если документооборот небольшой или организация существует недолго, то в таком случае можно предусмотреть в штатном расписании должность архивиста на полставки. Неважно, как вы обозначите эту должность в штатном расписании (ведущий, главный специалист и т.д.). Главное, чтобы в должностных обязанностях этому работнику были определены задачи по созданию системы работы по подготовке документов структурных подразделений к передаче на хранение в архив и организация работы самого архива как структуры. Я знакома с несколькими организациями, где заведующие архивом работают на полставки и при этом успешно справляются с возложенными обязанностями. Как правило, документооборот не этих предприятиях составляет ежегодно примерно 200–300 дел, подлежащих передаче на хранение в архив. По моему мнению, если необходимо осуществить прием на хранение 1 тысячи дел и более, то речь должна идти в обязательном порядке о введении в штатное расписание единицы заведующего архивом.

При небольшом количестве дел, подлежащих передаче на ведомственное хранение (80–100 дел ежегодно), возможен вариант, когда приказом руководителя назначается работник, ответственный за архив, разумеется, на возмездной основе. При этом необязательно это должен быть секретарь. Руководитель определяет ответственного за архив работника, исходя из его загруженности на основной работе, отношения к документообороту и личностных качеств, которые играют не последнюю роль. Отвечать за архив должен человек, обладающий хорошими организаторскими способностями, ответственный, настойчивый, умеющий работать с людьми и понимающий значение процесса обеспечения сохранности документов.

Практика показывает, что самыми ответственными и переживающими за сохранность документов в организации являются бухгалтеры и кадровики, поскольку в этих структурных подразделениях создаются наиболее значимые и долговременные по срокам хранения документы. Так что среди этой категории работников возможен поиск лиц, на которых можно возложить обязанности ответственных за архив организации. Однако этот выбор и это назначение может сделать только руководитель организации. Важно, чтобы он понимал необходимость такого выбора.