Потери и находки: проверка наличия и состояния документов в архиве организации

Галина Кудрякова,
архивист

Проверка наличия и состояния документов в архиве осуществляется в два этапа: при подготовке документов к передаче в архив и в архивохранилище после принятия документов на хранение.

При подготовке документов к передаче на хранение в архив организации в обязательном порядке составляются описи дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Довольно часто по решению руководителя на хранение в архив передаются все документы, созданные в процессе деятельности организации. В таком случае, по моему мнению, документы временного (до 3 лет) хранения также должны быть переданы в архив по описи. При существовании сводной номенклатуры дел подготовка документов к передаче на хранение в архив организации должна осуществляться строго в соответствии с номенклатурой дел. И уже на этом этапе при передаче дел на хранение в архив организации происходит проверка наличия дел и таким образом осуществляется проверка сохранности документов.

При этом наблюдается следующая практика. В соответствии с нормативными документами в области архивного дела и делопроизводства документы могут находиться в текущем делопроизводстве, то есть в структурных подразделениях, 2 года, а потом подлежат передаче на хранение в архив организации. За это время может произойти утеря документов в самих структурных подразделениях. При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, структурными подразделениями принимаются меры по их розыску. Если дела обнаружены (возможно, находились в другом отделе или у другого работника и т.д.), они включаются в опись. Если поиск оказался безрезультатным, то составляется справка (произвольной формы), в которой указываются отсутствующие дела и причины их отсутствия. Справка подписывается руководителем структурного подразделения. Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, разрешают подписывать такого рода справки также работникам, отвечающим за подготовку документов к передаче в архив. Но я считаю, что справку об отсутствии дел должен подписывать только руководитель структурного подразделения. Как показывает практика, в некоторых случаях при отсутствии дел, как только информация об этом доходит до руководителя подразделения, дела находятся достаточно быстро. Если дела все равно не обнаружены, руководитель должен быть в курсе происходящего. Справка об отсутствии дел вместе с описями структурных подразделений поступает в архив организации.

Встречается также ситуации, когда структурные подразделения передали на хранение документы, имеющиеся на сегодняшний день в структурном подразделении, без составления справки об отсутствии дел, или же после проверки сдаточной описи в архиве обнаружилось отсутствие некоторых дел, включенных в опись. В таком случае архив составляет справку об отсутствии дел и совместно со службой документационного обеспечения управления организует поиск недостающих документов. Если розыск не дает результатов, архив составляет акт об отсутствии дел.

В организациях, являющихся источником комплектования государственного архива (организации Списка №1) или имеющих вышестоящую организацию, справка и акт об отсутствии дел составляется в двух экземплярах, в иных организациях — в одном. Один экземпляр справки и акта хранится в архиве организации, второй передается в государственный архив или вышестоящую организацию вместе с экземплярами годового раздела сводной описи дел. Сведения об отсутствии дел отражаются в историко-архивной справке к фонду.

Таков порядок проверки наличия дел на первом этапе — при подготовке и передаче дел на хранение в архив организации.