Классификация организационно-распорядительных документов по функциональному назначению

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

Организационно-распорядительные документы, образующиеся в деятельности организации, по функциональному назначению подразделяются на три группы:

· организационные;

· распорядительные;

· информационно-справочные.

Рассмотрим каждую группу более подробно.

В группу организационной документации входят следующие виды документов:

· уставы;

· положения;

· правила;

· инструкции;

· штатные расписания.

Как следует из названия группы, эти документы используются для рациональной организации работы. Иными словами, они регламентируют те или иные аспекты деятельности организации в целом и ее работников в частности.

Устав — это свод правил, регламентирующих деятельность организаций, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, а также права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Например, Устав общества с ограниченной ответственностью, Устав общественного объединения, Устав акционерного общества, Устав военизированного подразделения и т.д.

Текст устава делится на главы, пункты и подпункты. Структура текста строится следующим образом:

1. Общие положения

2. Основные задачи

3. Функции

4. Права и обязанности

5. Руководство

6. Взаимоотношения, связи

7. Производственно-хозяйственная деятельность

8. Имущество и средства

9. Контроль, проверка, ревизия деятельности

10. Реорганизация и ликвидация

При необходимости текст устава может быть дополнен другими главами.

Положение — нормативный акт, который устанавливает порядок образования, определяет структуру, функции, компетенцию, обязанности и регламентирует работу организации, структурного подразделения. Например, Положение о министерстве, Положение об отделе и т.д.

Отдельно хотелось бы отметить положения, которые регулируют организационные, трудовые, иные отношения по конкретному вопросу (вопросам). Например, Положение об изготовлении, хранении и использовании печатей и штампов организации, Положение о проведении конкурса и т.д.

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются, как правило, вышестоящими организациями для группы однородных подчиненных организаций и носят рекомендательный характер. На основе типовых положений организации разрабатывают индивидуальные положения, которые соотносятся с функциями и задачами конкретной организации.

Текст положения содержит следующие главы, которые организации могут дополнять в случае такой необходимости:

1. Общие положения

2. Основные задачи

3. Функции

4. Права и обязанности

5. Руководство

6. Взаимоотношения. Связи

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности

8. Реорганизация и ликвидация

Инструкция — правовой акт, издаваемый организацией для установления правил, регулирующих определенную сферу деятельности организации, ее структурных подразделений, должностных лиц и граждан. Кроме того, инструкция может издаваться для разъяснения применения законодательных актов Республики Беларусь.

Заголовок инструкции должен давать четкое понятие о том, на какие вопросы, объекты и субъекты распространяется ее действие. Текст разбивается по определенной логической схеме и, как правило, начинается с пункта «Общие положения», в котором излагаются цели ее издания, область распространения, порядок применения и другие сведения общего характера.

В качестве примера приведем структуру текста должностной инструкции:

1. Общие положения

2. Должностные обязанности

3. Права

4. Взаимоотношения (связи по должности)

5. Оценка работы и ответственность

Штатное расписание — основной нормативный акт, определяющий трудовой распорядок работников организации, в котором закреплены организационная структура, штатный состав и штатная численность организации в соответствии с ее уставом или положением. Примерная форма штатного расписания организации приведена в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.