Алгоритм действий при утрате документов

Наталия Кондакова

Предложенный ниже алгоритм действий при утрате документов организации является общим и может изменяться в зависимости от требований по работе с документами, установленных локальными нормативными правовыми актами и актами законодательства, а также от вида утерянного документа. Переходить к реализации алгоритма следует в том случае, если быстро восстановить документ не представляется возможным.

Итак, при обнаружении отсутствия документа необходимо восстановить его текст (распечатать текст утерянного документа либо восстановить его текст, используя сохранившиеся рабочие версии), собрать все необходимые визы и отметки, обеспечить подписание документа. При восстановлении документа соблюдается принятая в организации технология работы с документами, а также требования к составлению и оформлению документов. Восстановленному документу присваивается регистрационный номер утерянного оригинала на основании данных из регистрационно-учетных форм.

Если быстро восстановить документ не получается, работник, обнаруживший пропажу, составляет докладную записку на имя руководителя организации. Докладная записка должна содержать следующую основную информацию:

· перечень документов, которые пропали (если он установлен), либо просто наименование тех или иных документов;

· обстоятельства, при которых была обнаружена пропажа документов.

На основании записки руководитель принимает решение о дальнейших действиях. Как правило, при обнаружении утери документов приказом руководителя организации создается комиссия для расследования причин отсутствия (пропажи, гибели) документов. Комиссия устанавливает перечень отсутствующих документов, определяет пути и возможности их восстановления. В состав комиссии, как правило, включают руководителя структурного подразделения, ответственного за хранение пропавших документов, представителя службы документационного обеспечения управления, юридической службы, сотрудников архива, представителей других структурных подразделений.

По результатам работы комиссии составляется акт с указанием причины утраты документов и перечнем таких документов. Акт должен содержать следующие сведения:

· состав комиссии, которой было поручено провести расследование причин гибели документов;

· причины утраты документов;

· перечень документов, которые утрачены;

· ссылку на объяснительные записки опрошенных ответственных сотрудников (сами записки прилагаются к акту).

Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии, утверждается руководителем организации.