"Секретарское дело" № 08/2013 |
Наиболее часто используемой в практике государственных организаций формой записи информации, переданной по телефону, является телефонограмма. Этот документ — эффективный способ прямой адресной связи с нужным вам абонентом. Среди преимуществ телефонограммы необходимо отметить низкую стоимость, скорость передачи, контролируемость процесса приема-передачи. Для эффективной работы с телефонограммами секретарь должен обладать хорошей дикцией, иметь опыт написания текста в телеграфном стиле, поскольку телефонограмма — это краткость и ясность. Также необходимо помнить, что телефонограмма должна быть услышана и записана с точностью до последней буквы. Правила передачи телефонограммы: · прочитать текст; · проверить номер телефона; · набрать номер, представиться и изложить цель звонка; · дать время на подготовку к принятию телефонограммы; · медленно прочитать текст телефонограммы и дать возможность абоненту его записать; · поинтересоваться, нужно ли повторить текст; · спросить, кто принял телефонограмму (ФИО, должность); · проставить время передачи; · поблагодарить и попрощаться. Исходящая телефонограмма оформляется на общем бланке организации и имеет следующий состав обязательных реквизитов: · наименование учреждения; · наименование вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА); · дата; · индекс; · место издания или составления; · адресат; · заголовок (если документ печатается на бумаге формата А4; должен начинаться с имени существительного в предложном падеже с предлогом «о» или «об»); · текст; · подпись. Телефонограмма, как правило, содержит информацию, по объему не превышающую 50 слов. Она по возможности должна быть составлена из простых предложений. Допускается двухсоставная композиция текста: в первой части конкретизируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия. Как правило, текст излагается от первого лица. Например: «Напоминаем», «Сообщаем», «Прошу выслать». Основные правила работы с телефонограммой: · снять трубку до 4 звонка; · представиться (назвать организацию, должность, ФИО); · текст записывается на черновике. После принятия телефонограммы необходимо начисто переписать полученную информацию и передать ее руководителю;
· внести сведения в журнал регистрации. При необходимости поставить на контроль и проконтролировать исполнение.
••• |
Пн-Пт с 8:30 до 17:30
ООО «РегистрМедиа»
УНП 192032301
р/с: BY69BPSB30123234550139330000
ОАО «СберБанк», БИК BPSBBY2X, 220114, г. Минск, Петра Мстиславца, 13.
ООО «РегистрМедиа» 1996-2023