Этикетные письма: составление и написание

Галина Пешкова,
преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу

Современное деловое общение невозможно без существования этикетных писем. Этика как философская наука существует свыше 20 веков. Именно ей принадлежит золотое правило: «Поступай по отношению к другим так, как ты хотел бы, чтобы они поступали по отношению к тебе». Это правило существует и между деловыми партнерами, когда каждый из них действует согласно принципам, против применения которых к себе он не возражает.

В основе делового этикета лежит:

· вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к партнеру;

· соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение;

· умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера и не задевая его самолюбия;

· умение признать свои ошибки, быть самокритичным и др.

Профессиональная этика вырабатывает нормы, стандарты, требования, характерные для определенных видов деятельности. Можно сказать, что профессиональная этика — это кодекс поведения, предписываемый тип отношений, которые представляются наилучшими с точки зрения выполнения работниками своих служебных обязанностей в той или иной профессиональной сфере.

Произвести на адресата хорошее впечатление, показать, что организация высокопрофессиональна и процветает, помогает соблюдение следующих норм деловой переписки:

· бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной;

· письма печатаются на лицевой стороне без помарок; все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами;

· желательно избегать переносов слов;

· заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение;

· письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные письма не сгибаются и посылаются в больших плотных конвертах;

· на все письма следует давать ответ;

· сроки ответа должны четко регламентироваться; отсутствие ответа или нарушение сроков воспринимаются как неумение вести дела.

Удачно составленный и подготовленный документ поднимает престиж организации, помогает ведению дел, а неудачно составленный подрывает доверие, свидетельствуя о некомпетентности сотрудников и компании в целом.

«Умеете ли Вы писать письма?» — этот вопрос стал настолько актуальным, что в данной статье мы будем говорить именно о том, как правильно написать этикетное письмо, как поздравить, поприветствовать, извиниться, ответить на приглашение, благодарность или выразить соболезнование. Этикетные письма должны быть в первую очередь искренними и посылаться оперативно. При составлении таких писем вам помогут несколько важных правил делового этикета. Эти правила применяются как в обычной деловой переписке, так и в электронной.