Просьбы и требования: расстановка приоритетов

Марина Гладкая

Одной из основных обязанностей секретаря является четкое исполнение всякого рода поручений. При этом необходимо помнить, что задачи, поставленные начальством, не обсуждаются. Доказывать бессмысленность какого-либо требования, ненужность какого-либо документа или несправедливость замечания ни в коем случае не стоит. Шеф, голова которого забита множеством насущных проблем, попросту устанет от такой «правой руки». Помните: руководителю гораздо проще найти нового помощника, чем отчитываться перед старым за каждое свое решение.

В любом случае, прежде чем ответить отказом, подумайте, как из создавшейся ситуации можно выйти с минимальными потерями. Если просьба носит заведомо абсурдный характер, постепенно и ненавязчиво подведите начальника к пониманию сего факта. Только перед этим хорошенько подумайте: действительно ли задание столь абсурдно. Если босс считает, что поставленная задача все-таки должна быть решена, попробуйте убедить его, что решение возможно не прямо сейчас, а, скажем, через пару-тройку недель. Есть вероятность, что за это время руководитель либо забудет о своей просьбе, либо произойдет нечто такое, после чего выполнение поручения станет ненужным или невозможным. В любом случае разговаривайте с шефом спокойно и не забывайте аргументировать свои возражения.

Бывает, что просьбы поступают одновременно от непосредственного руководителя, его зама, нескольких коллег и неформального лидера компании. Ввиду того, что вы одна, а их много, следует научиться грамотно расставлять приоритеты.

Достаточно часто складывается ситуация, когда начальник ввиду чрезвычайной занятости, важной встреч или еще тысячи и одной причины перекладывает на вас работу, которую должен выполнять сам. Отнеситесь к этому факту как к комплименту в свой адрес, ведь именно работая, вы можете получить новый опыт, обзавестись полезными знакомствами и заложить основу для будущего повышения. Вместе с тем поручение начальником части своей работы отнюдь не гарантирует того же карьерного роста либо прибавки к зарплате. В данной ситуации не существует универсального совета. Многое зависит от ваших возможностей, планов, личности просящего и отношений с ним. Вместе с тем, как бы там ни было, если вы физически не способны справиться с таким объемом дел, обязательно проинформируйте об этом коллегу. Гораздо проще объяснить, что вы заняты, чем подвести человека и потом пытаться найти какие-то оправдания.

В приоритете для вас всегда должно быть выполнение просьб своего непосредственного начальника. Но по мере возможностей старайтесь не испортить отношения и с остальными. Если на вас начинают давить, вы всегда можете сослаться на то, что выполняете поручения только шефа, и если он распорядится отложить все дела ради того, чтобы в срочном порядке оформить приказ о командировке для его заместителя, вы обязательно так и сделаете. Главное, выразить это в доброжелательной и мягкой форме.