Положение об архиве организации

Галина Кудрякова,
главный специалист ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

Положение об архиве является одним из основных локальных нормативных правовых актов, определяющих статус, основные задачи, функции архива организации. На первый взгляд, архивы всех компаний выполняют одинаковые функции, имеют одинаковые цели и задачи. В то же время, как не бывает двух одинаковых людей, так и не бывает двух одинаковых организаций, следовательно, и архив каждой из них имеет помимо общих свои, характерные только для нее черты. Вот эти особенности и конкретизация общих положений должны найти отражение в положении об архиве. Как правило, данные документ разрабатывает заведующий архивом или работник, отвечающий за архив организации. Форма и структура текста положения должна соответствовать требованиям Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, содержащей форму и структуру текста положения об организации, которую можно адаптировать под положение об архиве организации.

Структура текста положения должна включать следующие основные блоки:

· Общие положения;

· Основные задачи;

· Функции;

· Права;

· Руководство;

· Взаимоотношения и связи.

При разработке положения об архиве необходимо использовать штатное расписание организации, Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, инструкцию по делопроизводству организации. После разработки положение подписывается его составителем, визируется начальником службы документационного обеспечения управления (общего отдела, канцелярии и т.д.) и начальником юридического отдела. Если архив существует не как самостоятельная структурная единица, а входит в состав какого-либо структурного подразделения, то текст положения подписывает начальник соответствующего структурного подразделения, а руководитель вышестоящего структурного подразделения, например, начальник управления, в состав которого входит соответствующее структурное подразделение, и начальник юридической службы визируют документ. Порядок визирования определяет инструкция по делопроизводству организации, принятая система работы с документами в каждой конкретной организации. Утверждается положение об архиве руководителем организации.

Как показывает практика, не всегда архив является самостоятельным структурным подразделением. В большинстве организаций он входит в состав какого-либо структурного подразделения. Это может быть подразделение, основной функцией которого является документационное обеспечение управления, иногда сама служба ДОУ вместе с архивом включаются в состав какого-либо отдела, например, хозяйственного, технического, организационного и т.д. Одним словом, в каждой организации существует своя структурная специфика. Я знаю достаточно крупные компании с большим штатом работников, в которых архив входил в состав отделов, которые занимались не только ДОУ, но и транспортным обслуживанием, решением хозяйственных вопросов, материально-техническим обеспечением и т.д. Каждая организация вправе самостоятельно определять свою структуру и штатный состав. Положительным является уже тот момент, что в организации архив существует и не суть важно, в состав какого структурного подразделения он включен. Кстати, все эти структурные особенности в каждой организации должны найти отражение в положении об архиве, равно как и вопросы руководства архивом, контроля за его работой, взаимоотношений с другими структурными подразделениями.