Составляем инструкцию по делопроизводству организации

Галина Пешкова,
преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу

Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение жизни приходится составлять документы. А те, кто работает в управленческом аппарате, с ними имеют дело постоянно. Составление, оформление и работа с документами регламентированы постоянно обновляющимися законодательными и нормативно-методическими актами, выполнение которых обязательно для всех.

Важнейшим нормативным правовым актом, регулирующим порядок делопроизводства в организациях, является Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4. На сегодняшний день это один из базовых документов в сфере делопроизводства и архивоведения для всех организаций, предприятий и учреждений независимо от формы собственности.

На основании Инструкции по делопроизводству должны разрабатываться типовые или примерные инструкции для групп однородных организаций определенной отрасли, а также конкретные инструкции по ведению делопроизводства в каждой организации.

Нужно помнить что, состав документов, образующихся в деятельности организации, определяется ее компетенцией, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления и т.п.

Пунктом 4 Инструкции по делопроизводству установлено, что организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству. Таким образом следует, что инструкция по делопроизводству организации должна быть самостоятельно разработана и внедрена в каждой организации независимо от ее формы собственности.

Существует практика, когда вышестоящая организация разрабатывает типовую или примерную инструкцию по делопроизводству для однородных по характеру деятельности подчиненных организаций. Данные документы берутся за основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

Итак, приступая к составлению и оформлению индивидуальной инструкции по делопроизводству, следует разобраться со следующими вопросами:

· Кем разрабатывается инструкция по делопроизводству организации?

· На основании чего составляется?

· Кем утверждается?

· С кем согласовывается (визируется)?

· Каким образом доводится до сведения заинтересованных лиц и работников?

Прежде чем начать работу над локальной инструкцией по делопроизводству, необходимо провести ряд процедур.

1. Создать группу специалистов по разработке проекта инструкции. Включить в нее ведущих специалистов, имеющих непосредственное отношение к разработке такого рода документов. Это могут быть члены экспертной комиссии (секретарь, инспектор по персоналу, архивариус, главный бухгалтер и др.).

2. Утвердить состав группы приказом по организации, назначить ответственных и определить сроки выполнения работы.

3. Разработать структуру инструкции, основываясь на действующих нормативных и инструктивно-методических документах.

4. Учесть и отразить особенности постановки делопроизводства определенной организации, структуру службы ДОУ, состав должностей работников, осуществляющих делопроизводственное обслуживание, состав документов, порядок работы с ними, форму регистрации документов, степень компьютеризации делопроизводственных процессов, наличие архива в традиционной и электронной форме и др.

5. Согласовать все вопросы в п. 4 с руководителем.

6. Согласовать с необходимыми организациями или должностными лицами.

7. При необходимости внести изменения и дополнения.

8. Утвердить инструкцию.

9. Размножить инструкцию, а также выложить ее в электронном виде на общий сайт.

10. Подготовить приказ по организации о введении в действие инструкции.

11. Довести инструкцию до сведения работников (под роспись).