Регулирование делопроизводства: обзор ключевых нормативных правовых актов

Екатерина Мальцева,
историк-архивист, преподаватель

Закон Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации»

Указанный закон является рамочным нормативным правовым актом в сфере информатизации, применения информационных технологий и обращения с информацией, в том числе представленной в форме документов. Согласно ст. 2 настоящий закон регулирует общественные отношения, возникающие при поиске, получении, передаче, сборе, обработке, накоплении, хранении, распространении и предоставлении информации, а также пользовании информацией. В связи с этим положения закона имеют важное значение для всех, кто работает с документами, в том числе для работников служб ДОУ (секретарей) и архивов.

В части понятийного аппарата делопроизводства закон дает определение понятия «документированная информация» — одного из базовых понятий в сфере делопроизводства. В ст. 19 закона закреплено, что документирование информации (то есть создание документов) должно осуществляться ее обладателем в соответствии с требованиями делопроизводства, установленными в законодательстве Республики Беларусь. Нормы ст. 19 закона фактически закрепляют обязанность организаций соблюдать требования по ведению делопроизводства в соответствии со специальными нормативными правовыми актами.

Согласно ст. 20 закона распространяемая или предоставляемая кому-либо информация должна содержать достоверные сведения об ее обладателе, а также о лице, распространяющем или предоставляющем информацию, в форме и объеме, достаточных для идентификации таких лиц. Иными словами, для работников служб ДОУ это значит, что каждый создаваемый документ должен содержать сведения, которые будут достаточны для определения его автора, а также лица, распространяющего его.

Положения закона также важно знать при работе с документами ограниченного доступа. В частности, в ст. 17 закона определяются категории информации, распространение и (или) предоставление которой ограничено.

Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»

Рассматриваемый закон регулирует отношения, связанные с деятельностью государственных органов и иных организаций в сфере архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь. Действие закона распространяется также на представительства иностранных организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Республики Беларусь, в части установления требований по организации накопления, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств.

Основная часть закона посвящена вопросам организации архивного дела. Что касается регламентации делопроизводства, то законом регламентируется само понятие делопроизводства (ст. 1), рамочные требования к организации и ведению делопроизводства (ст. 26). В частности, законом определено, что республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства, функции которого в настоящее время выполняет Министерство юстиции Республики Беларусь, уполномочен устанавливать общие требования к документированию и организации работы с документами, разрабатывать правовые акты в сфере делопроизводства. Помимо этого законом установлено, что все государственные органы и иные организации, а также индивидуальные предприниматели обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку оформления документов, их обработке и хранению.

В ст. 8 закона определяется, что государственный и ведомственный контроль в сфере делопроизводства осуществляется в соответствии с законодательством о контрольной (надзорной) деятельности.