Система электронного документооборота: проблемы и решения

Игорь Петрик,
начальник отдела развития СП ЗАО «Международный деловой альянс»

Не можете найти нужный вам документ? Не знаете, какие поручения не выполнены или просрочены? Проблема быстро обратиться к необходимой информации при телефонном разговоре с важным партнером? Не знаете, где на данный момент находится документ, отправленный вами на согласование? Эти и многие другие проблемы вы сможете с легкостью решить, воспользовавшись системой электронного документооборота (СЭД). Более того, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает вопрос о систематизации и автоматизации обработки документов, а также безопасном хранении значительных объемов информации — всю эту работу СЭД делает быстрой, легкой и качественной.

Преодолевая расстояния

Как же происходит столь значительная оптимизация работы с документами? Начнем с того, что все документы не разбросаны по ведомствам или отделам, а удобно и безопасно хранятся в одном месте — на сервере вашего предприятия, организации или банка. Это, в свою очередь, дает возможность значительно ускорить поиск необходимого вам документа среди десятков, сотен, а то и тысяч других документов. Для этого достаточно знать всего лишь какой-нибудь из атрибутов документа, фрагмент текста или ключевые слова — нажатием нескольких клавиш вы получаете на рабочий стол своего компьютера необходимый вам документ, готовый к печати, работе или отправке другим сотрудникам. Важно отметить, что система электронного документооборота позволяет осуществлять одновременную коллективную работу над одним документом, что затруднительно в случае работы с его бумажной версией. СЭД дает возможность более быстрого, плотного и плодотворного сотрудничества. Разумеется, кроме быстроты работы и качества сотрудничества не менее важен контроль над документами и исполнением поручений по ним. Такой компонент СЭД как маршрутизатор позволяет отследить местонахождение интересующего вас документа и увидеть графически отображенный путь его пересылки между участниками документооборота — с точными датами и временем его оформления и отправки. Более того, СЭД даст вам возможность точно задавать необходимый маршрут для любого документа.