Выдача дел и документов во временное пользование

Галина Кудрякова,
главный специалист общего отдела ГУ «Главное хозяйственное управление»
Управления делами Президента Республики Беларусь

Создавая архив организации, мы ставим и выполняем основную задачу: обеспечение сохранности документов. Однако при этом сохраненные документы — это не просто документы, утратившие сиюминутное, оперативное значение, это ретроспективная информация, которая с завидным постоянством может быть востребована.

Заведующий архивом должен в силу своих функциональных обязанностей обеспечить оперативный поиск и предоставление необходимой информации. Формы использования архивных документов различны. Сегодня мы поговорим об одной из них: выдача дел и документов.

Дела выдаются сотрудникам организации для работы как в самом архиве (идеально, если есть читальный зал, отдельная комната и т.д.), так и в структурные подразделения во временное пользование.

Оформляем

При выдаче дел во временное пользование этот факт обязательно фиксируется в «Книге выдачи дел во временное пользование». Это не просто выполнение требований Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, но и потребность, вызванная необходимостью вести строгий учет документов.