Деловое письмо: особенности написания

Валентина Козенкова

Деловая переписка в общем объеме документации занимает 80 %. В ежедневной практической деятельности приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих и исходящих писем. С помощью писем налаживаются контакты между людьми, организациями, ведутся переговоры, излагаются претензии, высказываются просьбы, передается информация.

Письмо — обобщенное общепринятое название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т. д. на бланках.

Все документы оформляются на бланках. Бланки документов предназначены для сокращения трудозатрат при составлении документов, а также для быстрого установления предприятия-автора при работе с документом.

Бланк — это стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация и отводится место для переменной информации. Для письма применяется бланк только с продольным расположением реквизитов на русском и белорусском языках для всех организаций независимо от формы собственности. Письма используются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, составляются только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении.

На бланк для письма типографским способом или с помощью персонального компьютера наносят определенный набор реквизитов (наименование организации с указанием организационно-правовой формы, справочные данные организации). На бланке для письма ниже реквизита «Наименование структурного подразделения» помещают юридический или почтовый адрес — адрес фактического местораположения организации, по которому с ней осуществляется связь. Далее помещаются телеграфный адрес, номера телефонов, телефакса с кодом города. Цифры дефисом не разделяются. Можно указать адрес электронной почты. Затем указываются коммерческие данные.