Некоторые аспекты работы с переходящими делами

Галина Кудрякова,
главный специалист ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

В текущем делопроизводстве создаются дела, документы в которых накапливаются в течение нескольких лет. Такие дела принято называть переходящими. Это прежде всего личные дела работников, в которых откладываются документы на протяжении всего периода деятельности человека в каждой конкретной организации. Как известно, личные дела имеют свой отдельный номер, устанавливаемый в соответствии с книгой (журналом) регистрации личных дел работников. После увольнения работника при подготовке личных дел к передаче на хранение в архив они могут быть сформированы двумя способами:

· каждое личное дело формируется и подшивается (переплетается) отдельно и тогда при оформлении обложки сохраняется его номер по книге регистрации личных дел;

· все личные дела работников формируются в один или несколько томов по алфавитному принципу по году увольнения (в этом случае дело будет иметь индекс, присвоенный личным делам по номенклатуре дел).

Однако существуют некоторые документы, при формировании которых в дела и последующей подготовке к передаче на хранение в архив организации иногда возникают вопросы, ответы на которые не предусмотрены в нормативных документах по архивному делу и делопроизводству. В частности, дело с должностными инструкциями работникам. В соответствии с Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, должностные инструкции работникам хранятся 50 лет после замены новыми. В отделе кадров хранятся оригиналы должностных инструкций. В некоторых организациях, как показывает практика, должностные инструкции хранятся в личных делах работников. Однако это неправильно, поскольку подобное положение вещей не предусмотрено Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2. Кроме того, должностные инструкции не являются именными, они рассчитаны только на должностное лицо по штатному расписанию.

Как правило, в текущем делопроизводстве отдела кадров в одном деле хранятся должностные инструкции работникам независимо от даты их утверждения. Только после того, как должностные инструкции утратили свое действие, то есть заменены на новые, они изымаются из дела и формируются в дело или дела для передачи на хранение в архив. Возникает закономерный вопрос: утратившие свое действие должностные инструкции должны формироваться в дела по году их утверждения или по году замены новыми? Если по году утверждения, а это было, например, 5 лет назад, за это время дела уже сданы в архив и на них составлены описи, то делать это нецелесообразно по уже названным причинам и главное по той причине, что срок хранения этих документов исчисляется «после замены новыми», то есть с даты, когда должностные инструкции утратили свое действие. Следовательно, все должностные инструкции, утратившие свое действие в конкретном календарном году, должны быть сформированы в одно дело. Заголовок такого дела на обложке может быть сформулирован следующим образом «Должностные инструкции работникам, утратившим действие в 2012 году». Стало быть, заголовок такого дела будет включен в годовой раздел описи за 2012 год. Тут же возникает вопрос: в какую сводную опись дел необходимо включить такое дело? Думаю, дело необходимо включить в опись дел временного (свыше 10 лет) хранения, но не в опись дел по личному составу.