••• Особенности оформления совместных документов

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству), устанавливает правила ведения делопроизводства в организациях Республики Беларусь и порядок оформления документов. В соответствии с данным нормативным правовым актом документы оформляются на бланках, имеют комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69 (далее — СТБ 6.38-2004), устанавливает два вида бланков: бланк для письма и общий бланк, на котором оформляются организационно-распорядительные документы.

Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь. В соответствии с Положением о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172 (далее — Положение), бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь являются полиграфической продукцией. Государственные органы и иные государственные организации нашей страны не могут самостоятельно воспроизводить Государственный герб Республики Беларусь.

Распорядительные документы (постановления, приказы, решения) оформляются на общем бланке. Письмо — на бланке для письма. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк.

Если совместный документ оформляется государственными органами и иными государственными организациями Республики Беларусь не на бланке, изготовленном типографским способом, а на стандартном листе бумаги, то Государственный герб Республики Беларусь на нем не размещается. Порядок размещения эмблемы при оформлении совместных документов в нормативных правовых актах не указан.

На совместных документах наименования организаций располагают в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне.

Сокращенное наименование организации (в скобках) указывают в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах, и помещают ниже полного или же за ним.

Название вида документа определяется его назначением и должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия. На письмах название вида документа не указывается.

В соответствии с Правилами подготовки проектов нормативных правовых актов, утвержденными Указом Президента Республики Беларусь от 11.08.2003 № 359, государственные органы и иные государственные организации могут издавать:

· проекты совместных документов министерств, иных республиканских органов государственного управления в форме постановлений;

· проекты совместных документов Национального банка и Совета Министров Республики Беларусь или министерств, иных республиканских органов государственного управления в форме постановлений;

· проекты совместных документов Национальной академии наук Беларуси и министерств, иных республиканских органов государственного управления в форме постановлений;

· проекты совместных документов местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов в форме решений.

Не допускается принятие совместных документов министерствами, иными республиканскими органами государственного управления и местными Советами депутатов, исполнительными и распорядительными органами, а также организациями, одна из которых является вышестоящей по отношению к другой.

Название вида документа указывают прописными буквами без разрядки центрованным способом.

Дата совместного документа одна и соответствует дате подписания документа последней организацией. Ее оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами.

При подготовке проекта документа допускается указывать только месяц и год, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим документ (п. 46, 101 Инструкции по делопроизводству).

Регистрационный индекс создаваемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел. На документах, составленных совместно двумя и более организациями, регистрационные индексы проставляются каждой из этих организаций через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Реквизит «Место составления или издания» указывается центрованным способом с учетом принятого административно-территориального деления Республики Беларусь.

К совместному документу составляется заголовок, который должен кратко и точно отражать содержание текста документа и грамматически согласовываться с его названием.

Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце не ставится.

Текст совместных документов состоит из двух частей — констатирующей (или преамбулы) и распорядительной и излагается от первого лица множественного числа. Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом ПОСТАНОВЛЯЕМ (ПРИКАЗЫВАЕМ, РЕШИЛИ), которое печатается с новой строки от левого поля прописными буквами без разрядки. Текст печатается одинаковым шрифтом без текстовых выделений (подчеркиваний, печатаний в разрядку, выделений жирным шрифтом).

Реквизит «Подпись» располагается после текста и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи этого лица и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Совместные документы подписываются руководителями организаций, а в их отсутствие — лицами, исполняющими их обязанности. Допускается использование сокращений «Зам.» (заместитель), «И.о.» (исполняющий обязанности). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

Подписи руководителей, подписавших совместный документ, располагаются ниже текста на одном уровне следующим образом: если наименование организации расположено слева, то и подпись руководителя этой организации размещается слева. Соответственно справа будет находиться наименование другой организации и подпись ее руководителя.

Поскольку совместные документы в основном оформляются не на бланках, то в реквизите «Подпись» необходимо указывать полное наименование должности с указанием наименования организации.

Совместные документы должны печататься из расчета каждой организации-автору по одному экземпляру. При этом на всех экземплярах должны быть подлинные подписи руководителей.

В совместных документах оформление визы не отличается от оформления визы в документах, автором которых является одна организация. Визировать их должны все уполномоченные на это лица во всех организациях-авторах.

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа.

Внесение изменений и (или) дополнений, признание утратившими силу совместных документов осуществляется только органами, совместно принявшими эти документы.

На совместных документах, оформленных не на бланках, для удостоверения их подлинности ставится печать организации.