Порядок утверждения документов

Галина Пешкова,
преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу

В делопроизводственной практике существует ряд документов, которые приобретают юридическую силу только после утверждения (это касается, прежде всего, такой группы документов, как организационные). Утверждение — это особый способ удостоверения документа после его согласования и подписания. Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг лиц либо организаций и оформляется путем проставления на утверждаемом документе в правом верхнем углу от 5-го положения табулятора реквизита «Гриф утверждения».

При оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации (297 x 210 мм) в реквизите «Гриф утверждения» расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатается от восьмого положения табулятора (64 печатных знака или 160 мм). При наличии нескольких грифов утверждения их располагают двумя вертикальными рядами на одном уровне, начиная от нулевого и пятого положений табулятора, а при оформлении документа на листах формата А4 (210 х 297 мм) в альбомной ориентации — от нулевого и восьмого положений табулятора. Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, определен в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4. Каждая организация может разработать свой перечень документов, подлежащих утверждению. Он разрабатывается службой ДОУ, визируется начальниками структурных подразделений, заинтересованными лицами и утверждается руководителем организации. Данный перечень определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и закрепляется в табеле унифицированных форм документов и (или) инструкции по делопроизводству организации, иных локальных нормативных правовых актах.

Приведем некоторые документы, которые можно включить в этот перечень:

· уставы организаций, положения, инструкции, планы, программы, отчеты, балансы, структуры и штатные расписания;

· некоторые разновидности актов (приема законченных строительством объектов, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т.д.), протоколов;

· графики (отпусков, личного приема и т.д.);

· различные задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);

· заявки (на материально-техническое снабжение, оборудование и т.д.).