«Конфликтные» вопросы делопроизводства

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

Думаю, вы согласитесь с утверждением, что секретарь — это связующее звено между работниками и администрацией организации. Именно он передает поручения руководителя исполнителю, знакомит работников с документами, обеспечивает внутри организации как вертикальную связь (от руководителя к подчиненному и наоборот), так и горизонтальную (между структурными подразделениями).

К сожалению, не всегда секретарь является добрым вестником: довольно часто он вынужден передавать к исполнению или знакомить коллег с документами, содержащими неприятную для них информацию (например, приказ о взыскании, о возложении дополнительных обязанностей и т.д.). Как следствие, секретарь получает огромную порцию негатива и сам оказывается в сложной ситуации. С одной стороны, работник отказывается от ознакомления либо визирования документа, с другой, руководитель требует, чтобы ознакомление было обязательно проведено и документально зафиксировано.

Нередки и такие ситуации, при которых возникают вопросы: «Кто должен производить обработку документов для передачи их в архив организации? », «Кто должен произвести ознакомление с документом — автор или секретарь?», «В каком структурном подразделении должны храниться документы, не законченные делопроизводством?» и т.д. В некоторых организациях эти вопросы могут не решаться годами, порождая все новые и новые конфликты между секретарем и его коллегами.

В рамках данного материала мы не будем рассматривать подобного рода моменты с позиции психологии. Хотелось бы затронуть другую, не менее актуальную сторону проблемы: как грамотно разрешать конфликтные ситуации с точки зрения делопроизводства.

Итак, возникает вопрос: кто должен производить ознакомление с документом? В соответствии с п. 4 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляется на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству, которые не должны вступать в противоречие с законодательными актами Республики Беларусь. В инструкции по делопроизводству организации необходимо прописать не только кем, но и каким образом, в какие сроки производится ознакомление с документами, привести форму реестра ознакомления (например, на тот случай, если необходимо ознакомить с документом большое количество работников).

Как правило, ознакомление с документами производит тот сотрудник службы ДОУ (канцелярии, секретариата, общего отдела, административно-исполнительного отдела и т.д.), у которого данная обязанность закреплена в должностной инструкции.

Данная обязанность может быть разделена между сотрудниками организации: например, с документами по личному составу, ознакамливать будет лицо, ответственное за кадровое делопроизводство, а по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам секретарь.

Кроме того, в организации может действовать такая схема, когда функция ознакомления с документами возлагается на автора этого документа, а в случае с входящими документами — исполнителя, которому документ передан на исполнение.

Организация должна сама выбрать наиболее удобную систему и закрепить ее в локальном нормативном правовом акте.