Екатерина Сазонова
Один из кошмаров любого секретаря, особенно того, кто работает в сфере науки и образования, — это работа над исправлениями в текстах. Исчерканные вдоль и поперек листы с примечаниями руководителя, написанными не всегда разборчивым почерком, непонятные нумерации, перестановки и дополнения могут надолго ввести в ступор. А если материал при этом незнакомый, то работа, скорее всего, затянется надолго. Еще можно вспомнить о звоночке совести, который часто раздается тогда, когда мы перепечатываем множество страниц на чистовую, оставляя после себя груды использованной впустую бумаги.
И каждый раз, продираясь сквозь дебри непонятных исправлений, современный секретарь обязательно думает: «Если я когда-нибудь стану руководителем, то делать так не буду! Все правки стану вносить еще в электронной версии документа с помощью рецензирования в приложении MS Office Word!»
Возможность электронного рецензирования документа экономит не только бумагу, но и время: ввод материала происходит значительно быстрее, чем его написание от руки; отдельные куски, над которым ведется работа, легко вырезаются, копируются и вставляются; и, наконец, над одним и тем же текстом могут одновременно работать несколько человек, после чего сведение отрецензированного варианта занимает несколько минут.
Рецензированием в MS Office Word заведует одноименная вкладка на ленте меню. Перед началом работы с материалом необходимо нажать кнопку «Исправления», находящуюся на панели «Отслеживание». С этого момента все изменения в документе будут фиксироваться. С помощью опции «Параметры исправлений», которая находится в выпадающем меню вышеупомянутой кнопки, можно настроить внешний вид рецензируемого документа: цвет исправлений, дополнений и других изменений.
Находящаяся рядом кнопка «Выноски» поможет определиться с формой выделения исправлений: можно все отображать в специальных выносках справа от текста, можно показывать исправления в теле текста, а можно вынести за рамки текста только примечания рецензента и изменения в форматировании, чтобы не получить нагромождения выносок в случае большого количества правок.
Но перед тем как настраивать выноски, стоит познакомиться с кнопкой «Показать исправления» с выпадающем меню. Она позволяет настроить отображение отрецензированных моментов, таких, как примечания, добавления и удаления, форматирование, выделение области исправлений и авторов корректировок, чтобы отрецензированные моменты были наглядно представлены. Надежнее всего в выпадающем меню проставить галочки напротив всех пунктов, чтобы ни одно изменение не ускользнуло от вашего взгляда.
Находящаяся чуть ниже кнопка «Область проверки» позволяет вывести на экран так называемую «историю» рецензирования — отдельное окно, в котором отображаются все сделанные исправления. С помощью двойного щелчка левой клавишей мыши по любому «эпизоду» можно вывести в основную рабочую зону кусок текста, содержащий именно это исправление.
Отображение изменений в документе можно также настроить с помощью выпадающего списка, расположенного над кнопками «Показать исправления» и «Область проверки».
Отдельное внимание стоит уделить примечаниям, для которых отведена отдельная панель
. Они представляют собой вынесенные на поля пометки рецензента в свободной форме. Чтобы создать примечание, необходимо выделить участок, к которому оно будет относиться, нажать кнопку «Создать примечание» и в появившемся в правом поле текста «облачке» вписать нужную мысль. Перемещаться между примечаниями и удалять их помогут соответствующие кнопки на панели.
Панель «Изменения» на ленте меню предназначена в первую очередь для последнего пользователя, работающего с документом. Она позволяет рассмотреть все внесенные поправки с помощью кнопок «Назад» и «Далее» и решить, принять или же отклонить изменения. Обратите внимание на выпадающее под кнопками «Принять» и «Отклонить» меню: последние опции «Принять все изменения в документе» и «Отклонить все изменения в документе» будут особенно полезны в том случае, когда вы хотите быстро избавиться от всех знаков рецензирования и продолжить работу с обычным текстом.
Кнопка «Сравнить» предназначена для сравнения документов, в которые вносились изменения разными пользователями. Для объединения всех исправлений выберите опцию «Объединить», укажите файл-оригинал и файл с исправлениями, а затем определите, в каком документе будут отображаться изменения. После этого будет создан третий файл, в котором отразятся все исправления, внесенные в исходный текст.
Последняя кнопка — «Защита», она позволяет настроить набор ограничений на изменение документа. С помощью щелчка по ней и последующего выбора опции «Ограничить форматирование и редактирование» указываются стили, которые можно использовать, и способ редактирования, доступный другим пользователям.
Как видим, рецензировать документы в электронной версии не составляет большого труда. К тому же это существенно экономит время и ресурсы тех, кто занимается окончательным редактированием. Теперь осталось аккуратно подсказать эту идею начальнику! ;)
