Требования к формированию, оформлению и хранению дел в организациях негосударственной формы собственности

Галина Кудрякова,
главный специалист ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

Не так давно меня попросили проконсультировать секретаря руководителя одной из организаций негосударственной формы собственности. Приятно удивил и порадовал следующий факт: фирма только начала свою производственную деятельность, а руководство буквально с первых дней работы решило уделить делопроизводственному процессу внимание, мудро рассудив, что именно он оказывает существенное влияние на работу предприятия в целом. Как организовать регистрацию документов и контроль за их исполнением, как оформлять документы, как формировать из них дела, как дела оформлять и хранить — вот примерный круг обсуждаемых вопросов. Конечно, можно было просто порекомендовать секретарю внимательно изучить нормативные документы, в частности, Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденную постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4. С этого мы, собственно, и начали. Однако если у работника мало опыта, то многие вещи необходимо объяснять на конкретных примерах.

Лежат ли в вашем доме отдельные предметы на привычном месте или нет, зависит, как долго вы будете искать нужную вам вещь. Точно так же обстоит дело и с документами, а их, различных по форме и содержанию, в процессе деятельности организации создается великое множество. Сможете ли вы найти необходимый вам документ в считанные минуты или просьба представить его руководителю либо другому работнику вызовет паническое состояние по принципу «вот только что я его где-то здесь видела, а сейчас, когда нужно, по закону подлости он куда-то запропастился», зависит только лишь от вас.

Для того чтобы не попасть в подобную ситуацию, принимаем за аксиому одно из основных делопроизводственных требований, которое можно сформулировать следующим образом: документы одного вида и одного срока хранения формируются в отдельные дела в течение одного календарного года. Для придания порядка в этом вопросе в самом начале деятельности организации создается номенклатура дел. Естественно, что с течением времени данный документ будет совершенствоваться, дорабатываться и перерабатываться, но он должен быть изначально.

Как ни удивительно, но зачастую даже в крупных компаниях негосударственной формы собственности номенклатуры дел нет, и документы в дела формируются по принципу «как удобно работнику».

Материал опубликован частично.