Оформление и применение реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс»

Галина Пешкова,
преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу

Среди наиболее важных реквизитов официального документа можно выделить «Дату документа» и «Регистрационный индекс», а для ответных писем — «Ссылку на регистрационный индекс и дату входящего документа». Именно об оформлении и применении данных реквизитов при составлении организационно-распорядительных документов пойдет сегодня речь.

Согласно п. 46 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами. Если число, обозначающее день или месяц, является однозначным, то перед ним следует ставить ноль: 04.01.2013.

При оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно-цифрового способа: 12 января 2013 г.

Независимо от вида документа дата располагается в месте, строго определенном Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69.

В официальных бумагах, адресованных иностранным партнерам, дата проставляется следующим образом: 12 January 2012. Международным стандартом предусмотрена и обратная последовательность оформления дат: год, месяц, число: 2013.01.09.

Часто возникает вопрос, какую дату считать датой документа: дату составления, подписания, утверждения или отправления? В соответствии с Инструкцией по делопроизводству для внутренних документов — приказов, справок, докладных и служебных записок — датой документа является день его подписания; для принимаемых коллегиальным органом документов (постановлений, решений) — дата принятия; для утверждаемых документов, таких как инструкции, планы, отчеты, положения и др., датой документа будет дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения; датой акта является дата события, зафиксированного данным документом. На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного его оформления или подписания. В том случае если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания, а через тире — окончания: 11–12.01.2013.

Для ряда официальных документов различают такие понятия, как дата их опубликования и дата вступления в силу (они не всегда совпадают).

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа допускается печатать обозначение месяца и года.

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается дата его подписания последней организацией.

Для даты в документах может быть предусмотрена трафаретная форма написания.

Следует помнить, что дат в документе может быть несколько, и при этом каждая имеет свое значение. По датам документа можно проследить весь путь его прохождения — с момента получения до отправки или исполнения, а также установить, где произошла задержка в работе с ним. Поэтому дата составной частью входит в такие реквизиты, как «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Гриф приложения», «Визы», «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка о поступлении», «Отметка о переносе данных на машинный носитель», «Отметка об исполнении и направлении документа в дело». Конечно же, без даты невозможно сообщить корреспонденту или исполнителю о сроках исполнения или дате проведения заседания, совещания. Поэтому она часто включается в текст документа.

Для чтения полного текста статьи необходимо подписаться на журнал 

оформить подписку на журнал