Требования к текстам и техническому оформлению организационно-распорядительных документов

Дарья Синяк,
младший научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД

Зачастую вид документа определяет его содержание. Однако существуют единые требования к текстам официальных документов, под которыми согласно п. 3.1.23 Государственного предварительного стандарта СТБ П 2059-2010 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 05.05.2010 № 19, понимаются документы, созданные организацией или должностным лицом, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. В свою очередь, текст документа — это информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа (п. 3.2.21 СТБ П 2059-2010).

Деловая речь служит средством общения государств, государства с отдельным лицом и обществом в целом, организаций, людей на производстве и в сфере обслуживания. На язык и стиль официальных документов распространяются нормы официально-делового стиля, который является функциональной разновидностью русского литературного языка, применяемой в сфере общественных отношений. Его используют в текстах законов, приказов, указов, распоряжений, договоров, актов, справок, удостоверений, доверенностей, в деловой переписке организаций, иных официальных документах. Устная форма официально-деловой речи представлена выступлениями и докладами на собраниях и конференциях, судебной речью, служебными телефонными разговорами, переговорами, приемами, устными распоряжениями.

Общие требования к текстам документов, содержащиеся в гл. 5 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 и гл. 4 Методических указаний по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденных приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41, основаны на базовых принципах официально-делового стиля.

Согласно п. 67 Инструкции по делопроизводству текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований.

Как отмечается в научно-практическом комментарии к Инструкции по делопроизводству, достоверность текста достигается за счет юридической безупречности формулировок, не допускающих различных толкований и неясностей.

Для чтения полного текста статьи необходимо подписаться на журнал 

оформить подписку на журнал