Составление годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Галина Кудрякова,
главный специалист ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

По итогам работы архива организации по комплектованию документами структурных подразделений заведующим архивом или работником, ответственным за архив, в обязательном порядке составляются сводные описи дел (годовые разделы) постоянного хранения и по личному составу. Принцип составления сводных описей дел одинаков. Изначально проверяется, все ли дела, предусмотренные номенклатурой дел, переданы структурными подразделениями на хранение в архив. Для этого проводится сверка сдаточных описей структурных подразделений и номенклатуры дел организации. Если в процессе сверки выяснится, что каких-либо дел за конкретный (сдаточный) период не хватает, в структурных подразделениях производится их поиск. Это обязанность работников, ответственных за подготовку документов к передаче в архив. Найденные документы включаются в сдаточную опись и передаются в архив. В случае если документы отсутствуют, составляется справка об их отсутствии с указанием причины за подписью руководителя структурного подразделения, которая также вместе с описями поступает к заведующему архивом (лицу, ответственному за архив организации).

После проверки полноты состава и правильности оформления дел, поступающих в архив, заведующий архивом (лицо, ответственное за архив организации) составляет годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения (при наличии таких документов) и годовой раздел сводной описи дел по личному составу (обязательно для всех организаций).

Документы постоянного хранения создаются в организациях Списка № 1, то есть организациях, которые являются источником комплектования государственных архивов, и в организациях негосударственной формы собственности. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется на основании годовых разделов описи дел постоянного хранения структурных подразделений. Годовой раздел сводной описи составляется ежегодно не позднее чем через 2 года после завершения дел в делопроизводстве. В случае если в структурных подразделениях недостаточно места для хранения документов и по решению руководителя документы поступают на хранение через год после завершения дел в делопроизводстве, годовой раздел сводной описи составляется соответственно через 1 год. Например, в ноябре-декабре 2012 г. составляется годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения за 2009 год (через 2 года) или за 2010 год (через 1 год после завершения дел в делопроизводстве).

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала 

оформить подписку на журнал