Готовимся к новому делопроизводственному году

Дарья Синяк,
младший научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД

«Как новый делопроизводственный год встретишь, так его и проведешь», — считают специалисты. Поэтому опытный секретарь всегда заранее заботится о том, чтобы в его документах весь следующий год был порядок.

Верная помощница — номенклатура дел. В соответствии с п. 150 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиций Республики Беларусь от 19.01.2012 № 4 и п. 21 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиций Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 все документы организации находят отражение в номенклатуре дел, которая представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел должна разрабатываться в любой организации независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

К началу нового делопроизводственного года номенклатура дел организации должна быть пересмотрена, сроки хранения и номера пунктов приведены в соответствие с новым Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Министерства юстиций Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140. Порядок составления и оформления номенклатур дел организаций детально описан в главе 10 Инструкции по делопроизводству и главе 5 Правил работы архивов организаций, а также дополнительно разъяснен в Методических рекомендациях по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 15.07.2009 № 23.

Как правило, после утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Затем заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях. На основании данных выписок к началу делопроизводственного года необходимо подготовить и оформить новые дела, в которые в течение года будут группироваться документы (в строгом соответствии с выпиской из номенклатуры дел организации).

Все дела организации подлежат оформлению в течение трех стадий жизненного цикла дела:

· при заведении в делопроизводстве;

· по завершении делопроизводственного года;

· при подготовке к передаче в архив.

Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала 

оформить подписку на журнал