Правила проведения экспертизы ценности документов организации

Дарья Синяк,
младший научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД

Для проведения экспертизы ценности документов в организации должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия. В государственных органах и иных организациях, имеющих подчиненные организации, для этих целей создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия, которая осуществляет координацию и руководство деятельностью экспертных служб подчиненных организаций. Если организации, входящие в подведомственную сеть, не передают документы на государственное хранение, то ЦЭК утверждает представляемые ими описи дел по личному составу и один раз в 5 лет согласовывает их номенклатуры дел.

Проведение экспертизы ценности документов в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, осуществляется под методическим руководством и при консультативной помощи соответствующего государственного архива.

ЦЭК (ЭК) должна быть создана в каждой организации независимо от ее формы собственности и организационно-правовой формы. В ее состав необходимо включить не менее 3 человек. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается, как правило, заместитель руководителя организации, секретарем — руководитель службы ДОУ или заведующий архивом (лицо, ответственное за архив), а в качестве членов — главный бухгалтер, начальник отдела кадров и другие наиболее квалифицированные работники. В состав ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, может включаться работник соответствующего государственного архива.

Персональный состав ЦЭК (ЭК) утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации.

Члены ЦЭК (ЭК) должны знать задачи, функции, круг вопросов, входящих в компетенцию как всей организации, так и ее отдельных структурных подразделений, специфику их деятельности, связи с другими предприятиями и структурами. Все эти сведения при экспертизе помогут определить характер документации, откладывающейся в разных структурных подразделениях организации, ее ценность. Это также поможет установить, где образуются документы по основным вопросам ее деятельности, а где документы по вопросам второстепенного значения.

Основные задачи и функции ЦЭК (ЭК) организаций Республики Беларусь определены в п. 55–56 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 №143. 

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала 

оформить подписку на журнал