Школа секретаря. Урок 8. Формирование дел

Галина Пешкова,
преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный профессионально-технический колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документном массиве организации, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Все документы на бумажном носителе в обязательном порядке должны быть сформированы в дела. В организациях с хорошо развитой структурой и большим объемом документооборота за формирование дел отвечают лица, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях. И проводится эта работа под контролем и методическим руководством службы ДОУ и архива. В бесструктурных организациях формированием дел занимается непосредственно служба ДОУ или работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных направлений деятельности организации.

Документы группируются в дела согласно отметкам об исполнении документов «В дело №». При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов.

Документы во время исполнения хранятся у исполнителя, для чего должны быть заведены специальные папки: «На исполнение», «Срочно», «На отправку» и т.п. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение другому сотруднику.

После окончания работы с документом он передается для помещения в дело. Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях, систематически, в течение всего года. В небольших фирмах формирование и хранение дел ведется централизовано, как правило, в секретариате.

Формирование дела начинается с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка скоросшиватель или папка-регистратор.

Документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела. Например, следует раздельно формировать оригиналы и копии документов, годовые, квартальные и месячные планы и отчеты, приказы вышестоящей и подчиненной организации, поскольку они имеют различные сроки хранения. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. Но по окончании делопроизводственного года такие документы в зависимости от срока их хранения следует формировать в самостоятельные дела.

В дела включается только один экземпляр каждого документа. Не подшиваются документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры, проекты документов, размноженные копии.

В дела формируются документы за один календарный год (исключение — переходящие, личные и судебные дела; дела с жалобами и документами об их рассмотрении; дела выборных органов, формирующиеся за период осуществления ими своих полномочий; дела учебных заведений, формирующиеся в течение учебного года; истории болезней, рукописи и т.д.). Приложения к документам при их значительном объеме группируются в отдельные тома, небольшие приложения — вместе с документами, к которым они относятся.

· согласование акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

При вынесении на рассмотрение ЭК двух и более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности. 

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала 

оформить подписку на журнал