Прямая линия «Нормативная правовая и законодательная базы по делопроизводству и архивному делу»

Галина Кудрякова,
главный специалист ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

Скажите, пожалуйста, каково ваше мнение как практического работника о новых Правилах работы архивов государственных органов и иных организаций?

Новые Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, в целом — хорошо разработанный документ. В нем учтены все те нормативно-методические документы, которые приняты в последнее время, в частности, Методические рекомендации по составлению номенклатур дел, Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4. В то же время сохранены многие положения предыдущих Правил работы архивов. Однако складывается впечатление, что разрабатывали Правила люди, которые никогда не работали в архиве организации, поскольку составлены они с позиций работника государственного архива. Например, Правила определяют, что документы в архиве должны храниться в коробках или связках. Такова практика государственных архивов. Однако в архиве организации, как правило, документы хранятся в вертикальном положении в открытом формате, поскольку только в таком виде обеспечивается их оперативный поиск. В организации не всегда находятся средства для переплета всех документов, не говоря о том, чтобы изготовить коробки. Связки дел, на мой взгляд, крайне неудобны. Если в течение дня к некоторым документам сотрудники обращаются по нескольку раз, то одно только завязывание и развязывание связок отнимет много времени и ничего кроме раздражения не вызовет. Думается, что это требование должно было быть выражено в менее категоричной форме: при возможности и по усмотрению организации.

Абсолютна «далека от народа» гл. 42 Правил, в которой рассматриваются основные формы использования документов организации, в частности такие, как информирование пользователей о наличии в архиве тех или иных документов, проведение экскурсий, встреч с общественностью, презентаций, лекций, публикация документов в различных формах. Действительно, названные формы использования документов характерны для государственных архивов, в которых этими работами занимаются сотрудники целого отдела, а то и двух. В архиве организации на заведующего архивом или на работника, ответственного за архив, возлагаются такие функции, как комплектование архива документами, учет документов, обеспечение их сохранности и использование. По каждому из этих направлений в государственном архиве работают самостоятельные отделы, состоящие из нескольких работников.

Таким образом, в архиве организации один сотрудник ведет несколько направлений архивной работы, он сочетает в себе все отделы государственного архива. Естественно, что все виды использования документов реализовать в архиве организации просто невозможно из-за загруженности архивиста. Кроме того, не все руководители горят желанием предать огласке информацию о составе документов своей организации. В этом просто нет необходимости. Работа архива организации в области использования документов построена не по принципу популяризации документов. Она подчинена жестким требованиям обеспечения потребителей необходимой ретроспективной информацией.

В связи с этим самыми распространенными видами использования документов в архиве организации является исполнение запросов социально-правового характера граждан и организаций, выдача документов во временное пользование, выдача копий необходимых документов. Если работник архива оперативно и в полном объеме выполняет все названные виды работ по использованию документов, то можно с уверенностью говорить о его высоком профессиональном уровне. По сути архив организации создается для того, чтобы обеспечить граждан и работников необходимой информацией. Этой цели подчинены все остальные виды архивной работы.

Глава 45 Правил, в которой рассматриваются вопросы учета использования документов архива, также представляется лично мне далекой от реалий архива организации, но точно передающей реалии государственного архива. Я только на мгновение представила, что было бы, если бы я строго следовала требованию Правил по поводу учета заказов на копирование документов согласно приложениям 68 и 69 Правил. Думаю, что на следующий день после этих бюрократических проволочек я не работала бы в своей организации. Ведь работники архивов организаций прекрасно знают, что документы и их копии нужны не просто сегодня, а как бы вчера, то есть срочно и сию минуту. А я, вместо того чтобы оперативно в считанные минуты выполнить просьбу сотрудника, начала бы заполнять журнал учета заказов на копирование документов.

К сожалению, в приложении к Правилам отсутствует должностная инструкция заведующему архивом организация, как это было в ранее действующем нормативном правовом акте. Я понимаю, что все положения Правил составляют суть должностной инструкции работнику архива, однако изложение ее в концентрированном виде помогло бы архивному работнику отстаивать свои права в вечной дискуссии, что он должен делать, а что возлагается на него в качестве дополнительной нагрузки, зачастую неоплачиваемой.

Подводя итог своим впечатлениям, хочу отметить в целом хороший уровень проработки некоторых тем. А также ненужную усложненность некоторых видов работ и некоторую оторванность от действительности при изложении отдельных положений. 

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала 

оформить подписку на журнал